¿Por qué se deben enviar emails de rechazo de empleo?
Un email de rechazo de candidatos es una comunicación oficial a los candidatos que no calificaron para el siguiente nivel de reclutamiento. Les informa que terminará oficialmente su participación en el proceso de reclutamiento en curso de su empresa.
Numerosas organizaciones ignoran esta parte del procedimiento de reclutamiento y prefieren utilizar el silencio para comunicar a los candidatos que no pasarán a otro nivel de reclutamiento.
Si bien quedarse callados es fácil, no es eficaz. Estas son las tres razones para que el envío de emails de rechazo sea una práctica habitual durante el reclutamiento.
1. Proporciona un cierre
Una encuesta de Indeed reveló que más del 44% de los candidatos esperan dos semanas para recibir una respuesta cuando participan en el proceso de reclutamiento de una empresa. Además, el 15% puede esperar meses para recibir una comunicación.
El proceso de reclutamiento exige a los candidatos mucho tiempo, esfuerzo físico, esfuerzo mental e incluso dinero. Cada candidato pone en juego su futuro cuando pasa por un proceso de reclutamiento, por lo que dejarlos en el limbo no es respetuoso ni profesional.
El 55% de los candidatos dice que los procesos digitales de contratación de las empresas pueden parecer un agujero negro en el que su CV y datos personales desaparecen. Su empresa puede marcar la diferencia al enviar emails a los candidatos rechazados.
2. Conserva las relaciones
Un candidato que hoy no se ajusta a las necesidades de su empresa puede ser el empleado ideal mañana. Un email de rechazo de empleo le ayuda a terminar su relación actual en buenos términos y hace que el candidato esté dispuesto a postularse para futuras vacantes.
El email de rechazo adecuado utiliza un lenguaje que deja espacio para futuras interacciones entre su empresa y el candidato. Puede enviarle un email en el que le diga que le impresionan sus habilidades y le anime a postularse para otras vacantes.
3. Realza la imagen de la empresa
Dominar el arte de rechazar candidatos puede hacer maravillas para la reputación de su empresa. Muchos candidatos que reciben un email de rechazo de empleo tienen una opinión positiva de la empresa a pesar de la decepción y la tristeza de no conseguir el empleo.
Utilice una buena plantilla de email de rechazo para crear emails de rechazo que muestren a los candidatos que los considera importantes y que aprecia sus esfuerzos por intentar contribuir a su organización.
Consejos para redactar un buen email de rechazo de candidatos
1. Envíelo rápido
No espere hasta que sus candidatos elegidos estén totalmente instalados en sus nuevos puestos para comunicarse por email con un candidato rechazado. Es una buena práctica enviar un email de rechazo en el plazo de una semana después de interactuar con el candidato, sin importar si llegó o no a la etapa de la entrevista.
2. Personalice el email
Hasta el 77% de las empresas personalizan parcial o totalmente sus emails de rechazo. Los emails de rechazo personalizados permiten a los candidatos saber que notaron y apreciaron sus esfuerzos durante el proceso de reclutamiento.
Utilice el nombre oficial y el cargo del candidato en su email. Mencione el puesto para el que se postuló y agradézcale que quisiera trabajar en su empresa. Estos toques personales ayudan a reducir cualquier sentimiento o intención negativos que los candidatos puedan tener hacia su empresa debido al rechazo.
Además, una carta de rechazo personalizada le ayuda a familiarizarse con las fortalezas y debilidades de cada candidato. Puede crear un punto de referencia útil para futuras invitaciones a entrevistas.
3. Sea breve
El rechazo es duro para cualquiera, así que quizá quiera suavizar el impacto lo más que se pueda cuando envíe emails de rechazo de empleo. Sin embargo, un candidato no debería tener que revisar grandes párrafos ni leer entre líneas para saber que ya no está en la contienda por un puesto.
4. Proporcione comentarios
Aunque el 86% de los candidatos valora los comentarios constructivos sobre su desempeño, solo el 57% los recibe. Por lo tanto, su plantilla de email de rechazo debe dejar espacio para comentarios sobre el desempeño del candidato durante el proceso de reclutamiento.
La mayoría de las empresas encargan la redacción de los emails de rechazo de empleo a personas que no son reclutadores. Sin embargo, es una buena práctica que los reclutadores interactúen directamente con los candidatos para encargarse de esta parte del proceso. Pueden proporcionar buenos comentarios que pueden ayudar a suavizar el impacto del rechazo al mostrar a los candidatos las áreas en las que pueden mejorar.
Los candidatos pueden utilizar los comentarios detallados para auditar sus competencias, documentos de postulación, conducta en la entrevista y presentación personal. Estos cambios pueden ayudarles a prepararse para futuras actividades de reclutamiento con usted u otras organizaciones.
A veces, los candidatos se postulan para puestos para los que no son idóneos y los comentarios detallados pueden ayudarles a encontrar el camino profesional adecuado para sus habilidades y personalidad.
5. Invite a que se postulen en el futuro
Un rechazo actual no tiene por qué ser un rechazo permanente. Siempre es una buena práctica decir a los candidatos que pueden postularse para futuras oportunidades en su empresa. Si tiene vacantes que pueden ser más adecuadas, indíqueselas a los candidatos rechazados.
También puede dejar espacio para que los candidatos hagan más preguntas después de recibir un email de rechazo. Adjunte la información de un gerente de reclutamiento al final del email para que el candidato pueda obtener más explicaciones.
No obstante, considere que también puede rechazar de manera permanente a los candidatos enviando los emails a través de una dirección de no respuesta.
Plantilla de email de rechazo de empleo
1. Línea de asunto adecuada
Un candidato debería saber de qué se trata el email con solo ver la línea de asunto. Mencione el título del puesto para darle una pista sobre el contenido del email.
2. Agradecimiento
Un email de rechazo de un candidato siempre debe ser amable. Agradezca al candidato su postulación, tiempo y esfuerzo durante el proceso de reclutamiento, aunque solo haya participado en la primera etapa.
3. Actualización de postulación
No deje las malas noticias para el final del email. Comunique al candidato de forma directa que no pasará a la siguiente etapa de reclutamiento.
4. Comentarios
Explique al candidato cómo tomó la decisión. Evite dar comentarios genéricos, ya que pueden suscitar más preguntas. Dígale al candidato qué partes de su postulación y desempeño le impresionaron y cómo puede mejorar las que no. Si no puede comprometerse a dar comentarios personalizados, omita esta sección.
5. Siguientes pasos
Indique al candidato sus recomendaciones para el futuro y cómo ustedes manejarán su información. Si el candidato es adecuado para la cultura de su empresa, deje su dirección de email o de un gerente de reclutamiento para dar espacio a una futura relación. Sin embargo, finalice la relación con tacto para evitar futuros malentendidos si a su empresa nunca le van a servir las habilidades o capacidades del candidato.
6. Cierre
Finalice el email con un saludo, su nombre y título del puesto, como haría con cualquier otro email de trabajo.
Este es un ejemplo de email de rechazo de empleo que puede enviar a los candidatos que podrían ser adecuados para futuras oportunidades en su empresa:
Asunto: Tu postulación con [Nombre de la empresa]
Hola, [Nombre del candidato]:
Espero/Esperamos que estés bien.
Gracias por tu postulación para el puesto de [ABC] y por tomarte el tiempo de participar en [pruebas o entrevistas relevantes]. Aprecio/Apreciamos mucho tu interés en unirte a [Empresa] y te agradezco/agradecemos el tiempo y la energía que invertiste en el proceso.
El equipo de talentos analizó cuidadosamente tu postulación y los resultados de las [pruebas/entrevistas] y lamenta informarte que no seguiremos adelante con tu postulación. Decidimos optar por otro candidato con más experiencia en [habilidades/competencias].
Sin embargo, creo/creemos que serías una gran aportación cultural para nuestra empresa, por lo que me/nos gustaría guardar tu información en un archivo y comunicarme/comunicarnos contigo en caso de que surja otro puesto que se ajuste a tus competencias.
Hay algunos puestos vacantes de [XYZ] para los que te animo/animamos a postularte. Visita [URL] para obtener más información sobre las oportunidades disponibles.
Aprovecho/Aprovechamos esta oportunidad para desearte mucho éxito en tu carrera.
Atentamente,
Su nombre
Su puesto
O
Si un candidato no encaja con las habilidades o la cultura de su empresa, el email debe ser breve. Después del tercer párrafo, puede decir:
Equipo de talentos de [Nombre de la empresa]
De nuevo, te agradecemos tu tiempo y esfuerzo y te deseamos lo mejor en tu carrera.
Atentamente,
Su nombre
Su puesto
Equipo de talentos de [Nombre de la empresa]
Preguntas frecuentes sobre los emails de rechazo de empleo
¿Qué tan grande debe ser un email de rechazo de empleo?
No hay una extensión estándar para los emails de rechazo de empleo. Puede utilizar una plantilla de email de rechazo para asegurarse de que cubra todas las secciones necesarias. Sin embargo, el email de rechazo puede ser más largo en función de si proporciona comentarios detallados o no.
¿Puedo informar por teléfono a un candidato sobre el rechazo de empleo?
A veces, llamar a cada candidato para informarle que no pasará a la siguiente etapa de reclutamiento es más profesional que enviarle un email. Si está reclutando a un pequeño grupo de personas altamente calificadas o si un candidato pasó por numerosas sesiones de entrevistas, una llamada telefónica es la forma más adecuada de rechazarlos.
¿Debo pedir comentarios a los candidatos a través de un email de rechazo?
Puede pedir a los candidatos que contesten una encuesta para conocer su opinión sobre el proceso de reclutamiento de su empresa. Aunque es posible que algunos candidatos desahoguen sus sentimientos en las encuestas, muchos pueden aportarle valiosos comentarios sobre cómo mejorar sus procedimientos de contratación.
