Cómo planificar una solución de home office
Utilice los siguientes pasos como una guía que le ayudará a elaborar un plan para administrar el home office:
1. Colabore con los gerentes y líderes de equipo
Al planificar el trabajo remoto, es importante discutir las ideas y estrategias con el personal que ocupa los roles de liderazgo. Por ejemplo, permita que los líderes de equipo y los gerentes hagan una lluvia de ideas y den su opinión sobre las mejores herramientas a utilizar, formas de mantener a los empleados comprometidos y cuándo planificar la colaboración del equipo usando métodos en línea. Además, pida a los gerentes, líderes de equipo y supervisores a dirigir con el ejemplo promoviendo los cambios desde arriba hacia abajo. Por ejemplo, si los altos directivos trabajan de forma remota eficazmente, esto ayuda a demostrar a los demás empleados que pueden sentirse cómodos haciendo lo mismo.
Durante la lluvia de ideas, comience la conversación con preguntas como las siguientes:
- ¿Qué plataformas de comunicación debemos usar para mantener la comunicación con los empleados?
- ¿Qué app de videoconferencia es mejor para realizar las reuniones de equipo?
- ¿Cómo vamos a garantizar la productividad y el compromiso de los empleados?
2. Elija un método de comunicación confiable para compartir información importante
Sea transparente con su personal sobre la forma en la que administra el home office con el canal de comunicación que utiliza la mayoría de sus empleados. Fomente la comunicación abierta y cree canales dentro de sus herramientas de comunicación para que los empleados compartan información, socialicen y conversen entre ellos. Además, simplifique su conjunto de herramientas designando una sola plataforma de comunicación confiable que todos usarán para mantenerse en contacto y hacer preguntas y comentarios. Mediante una herramienta designada, puede compartir y recibir fácilmente la información importante relacionada con el trabajo, además de las últimas actualizaciones de noticias sobre el brote de la enfermedad.
3. Establezca un equipo de administración remota
Para trabajar en casa de manera efectiva, los empleados necesitan la dirección y retroalimentación de los gerentes y líderes de equipo. Identifique a los gerentes clave que serán responsables de dirigir y apoyar los diferentes procesos de su negocio para que los empleados sepan a quién deben reportar su trabajo. Por ejemplo, considere establecer un equipo de administración a cargo del desarrollo de proyectos, control de calidad y otros procesos dentro del flujo de trabajo de las operaciones de su negocio.
4. Establezca una herramienta de recursos remotos (como un documento de preguntas frecuentes)
Es posible que sus empleados tengan preguntas sobre qué esperar con respecto a las tareas de home office y otras inquietudes sobre su vida corporativa. Debido a esto, es importante establecer un recurso en línea, como una página de preguntas frecuentes, donde los empleados puedan encontrar las respuestas a preguntas relacionadas con la productividad y el equilibrio entre la vida laboral y personal. Por ejemplo, puede crear documentos universales a través de una aplicación en línea donde los empleados pueden iniciar sesión y ver las actualizaciones como parte de su política de home office.
Además, comuníquese regularmente con los empleados para conocer sus inquietudes y sugerencias, y responder cualquier pregunta que puedan tener para así agregar más información al recurso. Mantenga al personal al tanto de las últimas noticias sobre las políticas de home office incluidos links a su manual para empleados u otras políticas de Recursos Humanos implementadas.
5. Diseñe un plan para la comunicación
Una fuerza laboral remota gestiona muchos canales de comunicación y conversaciones asincrónicas sobre sus proyectos, por lo que es importante establecer un plan para la comunicación periódica. Considere realizar reuniones de equipo semanales a través de una plataforma de conferencias en línea para mantenerse actualizado sobre el progreso. Del mismo modo, los emails diarios con actualizaciones esenciales sobre los proyectos completados, el desarrollo de nuevos proyectos y otras tareas pueden ayudarle a mantener informados a los empleados.
6. Optimice su tecnología y herramientas
Administrar una fuerza laboral remota a menudo depende de ciertas herramientas y recursos que permitan que los procesos de trabajo funcionen sin problemas. Las herramientas de comunicación, productividad y gestión de proyectos son esenciales para mantener la coherencia en las diversas operaciones de su negocio. Sin embargo, es importante que implemente solo las herramientas necesarias que usted y su personal requerirán para completar las tareas y mantenerse en contacto. Por ejemplo, una aplicación de procesamiento de texto en línea, una herramienta de comunicación para toda la empresa y una plataforma de videoconferencia pueden ser todo lo que necesita para administrar su fuerza laboral remota.
Consejos para mantener la actividad empresarial sin complicaciones con una fuerza laboral remota
Considere la siguiente información para coordinar una fuerza laboral remota:
Proporcione los equipos de la empresa si es posible
Esto depende de lo que sus equipos necesiten específicamente para realizar el trabajo. Si los empleados pueden llevarse a casa sus computadoras portátiles de la oficina, por ejemplo, esto puede ser útil cuando los miembros de la familia usan regularmente las computadoras del hogar. En última instancia, el optar por proporcionar los equipos de la oficina a sus empleados puede depender de los costos de suministrar dichas herramientas, además de lo que su empresa puede enviar a casa con el personal de forma segura. Considere crear un sistema de inducción al trabajo remoto. Registre qué equipos se entregan a los empleados para que se los lleven a casa para trabajar y así mantener el control de los equipos costosos.
Entreviste y contrate a empleados de forma remota
Si tiene entrevistas programadas en los próximos días o está buscando reclutar nuevos miembros del equipo, puede hacerlo todo en línea. Utilice una plataforma de videoconferencia como Skype o Zoom para realizar entrevistas, o incluso puede realizar entrevistas telefónicas. Considere crear un documento que se pueda compartir y que proporcione información corporativa a los nuevos empleados, como manuales para el empleado y otros documentos importantes. Además, si tiene formularios que requieren la firma de los empleados, puede usar una aplicación como DocuSign para enviar y recibir documentos confidenciales de forma segura.
Integre herramientas de comunicación en línea
Establezca controles constantes para revisar el trabajo de los empleados, responder preguntas y asignar nuevas tareas. Mantenga a sus equipos conectados a través de plataformas de comunicación en línea con funciones de intercambio de archivos y chat privado. Estas herramientas son beneficiosas para organizar el flujo de trabajo y compartir información en un entorno remoto y pueden ayudar a mantener a los empleados comprometidos y productivos. Del mismo modo, si observa que algunos empleados están callados dentro de sus canales de comunicación, comuníquese individualmente o programe reuniones individuales remotas de forma periódica.
Apoye el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados
Designe un líder de equipo para coordinar a pequeños grupos de empleados mientras trabajan de forma remota. Estos líderes pueden actuar como mentores para proporcionar apoyo profesional y una fuente de asesoría amigable que ayude a animar a los empleados a establecer límites claros entre el tiempo de trabajo y el tiempo libre. Del mismo modo, los líderes de equipo pueden ofrecer apoyo moral para alentar a los empleados a encontrar un espacio tranquilo y sin distracciones que designen como su espacio de trabajo. Al final de cada día laboral, los líderes de equipo pueden ponerse al día con sus equipos para verificar el progreso y asegurarse de que los empleados no se sobrecarguen de trabajo. Finalmente, considere formas de incluir trabajadores remotos en algunas actividades para convivir. Los complementos como Netflix Party permiten a los usuarios ver películas juntos. Use videoconferencias para programar un almuerzo juntos o para tener conversaciones diarias con video.
Use y comparta recursos gubernamentales disponibles sobre el trabajo remoto y flexible
En esencia, administrar una fuerza laboral remota requiere el apoyo total de los líderes y el personal para garantizar una gestión sin problemas. Mantenga comprometidos a los empleados y bríndeles apoyo moral para ayudarles a trabajar de manera remota eficazmente.
