Qué son las funciones y responsabilidades de un puesto
Las funciones, las responsabilidades y las tareas están relacionadas, pero no significan exactamente lo mismo:
- Funciones: son las áreas generales de trabajo que corresponden al puesto, como atender a los clientes, administrar la nómina o desarrollar software.
- Responsabilidades: expresan aquello de lo que el empleado debe hacerse cargo y los resultados que se esperan de su trabajo.
- Tareas: son las acciones específicas que realiza para cumplir esas responsabilidades, como responder mensajes, elaborar un reporte o revisar una factura.
Esta distinción evita que la descripción se convierta en una lista extensa de actividades sin contexto. Las funciones explican el alcance del puesto; las responsabilidades aclaran qué debe lograr el empleado y las tareas muestran cómo puede hacerlo.
Para qué sirve una plantilla de funciones y responsabilidades
Una plantilla te permite documentar los puestos de manera uniforme sin comenzar desde cero cada vez. Puede ayudarte a:
- Mantener criterios coherentes al crear o actualizar puestos.
- Identificar funciones duplicadas, vacíos de responsabilidad y cargas de trabajo poco equilibradas.
- Preparar una publicación de empleo con información clara para los candidatos.
- Explicar las prioridades del puesto durante la incorporación de un empleado.
- Contar con una referencia compartida para dar seguimiento a objetivos y cambios en el trabajo.
El documento interno y la publicación de empleo no tienen que ser idénticos. La descripción interna puede incluir procesos, límites de decisión y relaciones entre áreas. La publicación debe presentar solamente la información que el candidato necesita para entender la oportunidad. Puedes consultar recomendaciones adicionales para redactar una descripción del puesto clara y enfocada.
Qué debe incluir la descripción de funciones y responsabilidades
1. Título y propósito del puesto
Usa un título común y fácil de entender. Después, resume en dos o tres oraciones por qué existe el puesto, a quién beneficia su trabajo y cómo contribuye a los objetivos del área o de la empresa.
2. Funciones principales
Agrupa el trabajo en áreas amplias. Por ejemplo, las funciones de un representante de servicio al cliente pueden incluir atender consultas, resolver problemas y registrar las interacciones. Evita mezclar actividades que pertenecen a otros puestos.
3. Responsabilidades y resultados esperados
Describe de qué debe hacerse cargo el empleado y qué resultado debe producir. Comienza cada punto con un verbo claro, como coordinar, analizar, preparar, supervisar, resolver o mantener. Ordena las responsabilidades según su importancia, no según el momento en que se te ocurran.
4. Requisitos indispensables y deseables
Separa aquello que el candidato realmente necesita para realizar el trabajo de lo que puede aprender o sería conveniente tener. Incluye experiencia, conocimientos, certificaciones y habilidades relacionadas con el puesto. Evita preferencias personales o requisitos que no tengan una relación directa con las funciones. Si usarás el documento para atraer candidatos, revisa las políticas de publicación de Indeed antes de compartirlo.
5. Supervisión, colaboración y margen de decisión
Indica quién es el supervisor inmediato, con qué áreas colaborará el empleado y si tendrá personal a su cargo. También conviene aclarar qué decisiones puede tomar por su cuenta y cuáles necesitan aprobación. Esto reduce confusiones y evita que dos puestos asuman que la misma decisión le corresponde al otro.
6. Condiciones y recursos de trabajo
Agrega el horario, la ubicación o modalidad de trabajo y cualquier requisito operativo relevante. También puedes mencionar las herramientas, los sistemas o el equipo que la empresa proporcionará cuando esa información ayude a comprender el puesto.
Cómo redactar funciones y responsabilidades claras
Consulta a quienes conocen el trabajo
Habla con el supervisor, con empleados que realizan actividades similares y, si el puesto ya existe, con quien lo ocupa actualmente. Comparar sus perspectivas permite detectar tareas que no aparecen en documentos antiguos y responsabilidades que han cambiado con el tiempo.
Usa verbos concretos
Evita frases vagas como “apoyar al equipo” o “encargarse de varios proyectos”. Explica la acción, el propósito y, cuando sea útil, el resultado esperado. Por ejemplo: “Coordinar el calendario semanal del equipo y comunicar cualquier cambio a las áreas involucradas”.
Prioriza resultados, no cualidades personales
Una responsabilidad debe describir el trabajo, no la personalidad ideal de quien lo realiza. En lugar de “ser una persona organizada”, escribe “mantener actualizados los expedientes y entregar los reportes dentro de las fechas acordadas”.
Define límites para evitar duplicaciones
Aclara dónde comienza y termina la participación del puesto. Si varias personas intervienen en un proceso, señala quién prepara la información, quién la revisa, quién aprueba y quién comunica la decisión.
Revisa el documento cuando cambie el puesto
Actualiza la descripción cuando cambien los procesos, las herramientas, la estructura del equipo o las prioridades del negocio. Una plantilla desactualizada puede crear más confusión que no tener ninguna.
Plantilla de funciones y responsabilidades de un puesto
Usa este formato como punto de partida y elimina cualquier sección que no sea necesaria:
- Título del puesto: [nombre habitual del puesto]
- Área o departamento: [área a la que pertenece]
- Supervisor inmediato: [título del puesto del supervisor]
- Propósito del puesto: [por qué existe y qué aporta]
- Funciones principales: [áreas generales de trabajo]
- Responsabilidades y resultados esperados: [acciones y resultados prioritarios]
- Decisiones que puede tomar: [alcance de su autoridad]
- Colaboración: [equipos, clientes o proveedores con los que trabaja]
- Requisitos indispensables: [experiencia, conocimientos, certificaciones y habilidades]
- Requisitos deseables: [elementos que aportan valor, pero pueden aprenderse]
- Condiciones de trabajo: [horario, ubicación y modalidad]
- Herramientas y recursos: [sistemas, equipo o materiales necesarios]
Ejemplos de funciones y responsabilidades
Los siguientes ejemplos muestran cómo adaptar la plantilla. Antes de usarlos, revisa que reflejen las necesidades reales de tu empresa.
Ejemplo 1: desarrollador de software
Propósito del puesto: Diseñar, desarrollar y mantener soluciones de software que respondan a las necesidades de los usuarios y de la empresa.
Funciones y responsabilidades:
- Desarrollar y actualizar aplicaciones conforme a los requisitos técnicos y funcionales acordados.
- Revisar código, detectar errores y realizar pruebas antes de cada lanzamiento.
- Documentar cambios, decisiones técnicas e instrucciones de mantenimiento.
- Colaborar con producto, diseño y control de calidad para resolver problemas y planear mejoras.
- Comunicar riesgos, dependencias y avances al responsable del proyecto.
Requisitos:
- Experiencia con los lenguajes y herramientas que utiliza el equipo.
- Conocimiento del ciclo de desarrollo de software y sistemas de control de versiones.
- Capacidad para analizar problemas técnicos y explicar soluciones con claridad.
- Formación técnica o experiencia equivalente relacionada con el puesto.
Supervisor inmediato: líder de desarrollo de software.
Ejemplo 2: representante de servicio al cliente
Propósito del puesto: Atender las consultas de los clientes y resolver sus solicitudes de manera clara, oportuna y respetuosa.
Funciones y responsabilidades:
- Responder llamadas, mensajes y correos de acuerdo con los tiempos de atención establecidos.
- Registrar cada interacción y mantener actualizada la información del cliente.
- Resolver solicitudes dentro de su margen de decisión y canalizar los casos que requieran apoyo.
- Procesar pedidos, cambios o devoluciones conforme a los procedimientos de la empresa.
- Identificar problemas recurrentes y compartirlos con las áreas correspondientes.
Requisitos:
- Experiencia en servicio al cliente o en actividades similares.
- Comunicación clara y capacidad para resolver problemas.
- Manejo de las herramientas digitales utilizadas para registrar y dar seguimiento a solicitudes.
Supervisor inmediato: supervisor de servicio al cliente.
Ejemplo 3: gerente de recursos humanos
Propósito del puesto: Coordinar los procesos de recursos humanos y apoyar a los líderes y empleados durante las distintas etapas de la relación laboral.
Funciones y responsabilidades:
- Planear y coordinar los procesos de reclutamiento, incorporación y desarrollo de empleados.
- Administrar políticas, expedientes y procedimientos de recursos humanos.
- Dar seguimiento a las necesidades del personal y asesorar a los responsables de cada área.
- Coordinar la evaluación del desempeño, la capacitación y los programas de prestaciones.
- Trabajar con especialistas internos o externos para atender obligaciones laborales y proteger la información de los empleados.
Requisitos:
- Experiencia en administración de recursos humanos.
- Conocimientos sobre reclutamiento, desarrollo, relaciones laborales y manejo de información confidencial.
- Habilidades de comunicación, organización y resolución de problemas.
- Manejo de sistemas y herramientas de recursos humanos.
Supervisor inmediato: dirección de recursos humanos o dirección general, según la estructura de la empresa.
Cómo adaptar la plantilla a cada uso
Para publicar una vacante
Selecciona la información que ayude al candidato a entender el puesto: propósito, responsabilidades principales, requisitos, horario, ubicación, modalidad, sueldo y prestaciones. Usa frases breves y asegúrate de que la publicación describa una vacante específica. Cuando esté lista, puedes seguir los pasos para publicar un empleo en Indeed.
Para incorporar a un nuevo empleado
Agrega las prioridades de las primeras semanas, las herramientas que recibirá, las personas con quienes trabajará y los procesos de aprobación que debe conocer. La descripción debe orientar, no sustituir la capacitación ni las conversaciones con el supervisor.
Para dar seguimiento al desempeño
Convierte las responsabilidades principales en resultados observables y acuerda cómo se revisarán. No agregues indicadores solamente porque son fáciles de medir; elige aquellos que realmente muestran si el puesto está cumpliendo su propósito.
Para reorganizar un equipo
Compara las descripciones de varios puestos para identificar actividades duplicadas, decisiones sin responsable y cargas de trabajo poco equilibradas. Después de realizar cambios, comunícalos a las personas involucradas y actualiza todos los documentos relacionados.
