Qué son los documentos de contratación de personal
Son los documentos y datos que permiten formalizar el ingreso de una persona, integrar su expediente laboral, tramitar su alta en seguridad social y configurar la nómina. Algunos los entrega la persona contratada; otros los prepara la empresa para firma, aceptación o consulta.
Un expediente completo no es el que acumula más papeles, sino el que contiene información pertinente, actualizada y protegida. Antes de solicitar un documento, define para qué lo necesitas y quién tendrá acceso.
Qué revisar antes de solicitar documentos
Cuando una persona llega a esta etapa de tu proceso de contratación, procura que la solicitud sea clara, proporcional y fácil de completar. Estas prácticas pueden ayudarte:
- Separa los documentos indispensables de los que solo aplican a ciertos puestos o prestaciones.
- Explica qué vas a solicitar, para qué lo necesitas y cuál es la fecha límite de entrega.
- Usa un canal seguro en lugar de pedir datos personales por mensajes o cuentas compartidas.
- Verifica que el nombre y las claves de identificación coincidan entre los documentos.
- Consulta a una persona especialista si la contratación involucra condiciones particulares, como trabajo de menores, personal extranjero, puestos regulados o teletrabajo.
Documentos básicos para contratar personal en México
Contrato individual de trabajo
La Ley Federal del Trabajo establece que las condiciones de trabajo deben constar por escrito cuando no existe un contrato colectivo aplicable y que cada parte debe conservar un ejemplar. El contrato individual de trabajo formaliza los términos acordados y reduce ambigüedades desde el inicio.
De acuerdo con los artículos 24 y 25, el documento debe contemplar, entre otros elementos:
- Los datos de identificación de la empresa y de la persona trabajadora, incluyendo la CURP, el RFC y el domicilio.
- El tipo y la duración de la relación laboral, así como el periodo de prueba o de capacitación inicial, cuando corresponda.
- Los servicios que se prestarán, el lugar de trabajo y la duración de la jornada.
- La forma y el monto del salario, el día y el lugar de pago, los días de descanso, las vacaciones y otras condiciones acordadas.
- La capacitación prevista y la designación de personas beneficiarias para los supuestos establecidos en la ley.
Revisa que el contrato refleje las condiciones reales del puesto y entrega a la persona trabajadora su ejemplar firmado.
Identificación y datos personales
Para validar la identidad e integrar el expediente, normalmente se solicitan datos como los siguientes:
- Identificación oficial vigente, como credencial para votar o pasaporte.
- Clave Única de Registro de Población (CURP).
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y datos fiscales vigentes.
- Número de Seguridad Social (NSS).
- Comprobante de domicilio, cuando sea necesario para confirmar el dato registrado.
También puedes pedir un contacto de emergencia y los datos de las personas beneficiarias que correspondan. Documentos como actas del registro civil, fotografías o comprobantes de estudios solo deben solicitarse cuando exista una finalidad concreta relacionada con el puesto, una prestación o un trámite.
Alta ante el IMSS
Con los datos correctos, la empresa puede dar de alta a la persona trabajadora ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). El IMSS señala que los movimientos afiliatorios deben presentarse dentro de un plazo no mayor a cinco días hábiles a partir del supuesto correspondiente. Hacer el trámite oportunamente ayuda a evitar periodos sin cobertura y errores en el salario base de cotización.
Datos para la nómina y el CFDI
Solicita los datos fiscales necesarios para emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina, como el RFC y la información vigente de la persona receptora. La constancia de situación fiscal puede servir para validar esos datos, pero conviene pedir solo la información que realmente necesita tu proceso.
Si el salario se pagará mediante depósito o transferencia, solicita la cuenta o CLABE y registra el consentimiento de la persona trabajadora. Nunca pidas el NIP, contraseñas, códigos de seguridad ni acceso a la banca electrónica.
Documentos que dependen del puesto o de la situación
Además de los documentos básicos, algunas contrataciones requieren comprobantes o acuerdos adicionales. Por ejemplo:
- Título, cédula profesional, licencia o certificaciones cuando el puesto exige una preparación o autorización específica.
- Documento migratorio que permita realizar actividades remuneradas, cuando contrates a una persona extranjera.
- Evaluaciones o certificados relacionados con salud y seguridad únicamente cuando las funciones los justifiquen y el tratamiento de esos datos sea proporcional.
- Acuerdo de confidencialidad o de propiedad intelectual si el puesto tendrá acceso real a información reservada o desarrollará materiales protegidos.
- Anexo de teletrabajo y constancias de entrega de equipo, cuando la modalidad lo requiera.
- Avisos de retención por créditos del Infonavit o de Fonacot, cuando sean aplicables.
Evita usar formatos genéricos sin revisar su alcance. Un acuerdo adicional debe responder a una necesidad real y ser compatible con el contrato y la legislación aplicable.
Documentos y avisos que entrega la empresa
La incorporación también incluye información que la empresa debe preparar y comunicar. Según el puesto y tus políticas internas, puedes entregar:
- Un ejemplar firmado del contrato individual de trabajo.
- El aviso de privacidad aplicable al expediente de personal.
- Las políticas internas, el código de conducta y el reglamento interior de trabajo, cuando corresponda.
- La descripción del puesto, los objetivos iniciales, el horario, el lugar de trabajo y la línea de reporte.
- La explicación de las prestaciones, el calendario de pago y los canales para resolver dudas de nómina.
- Las constancias de entrega de equipo, accesos y capacitación en seguridad.
Una incorporación ordenada comunica profesionalismo y ayuda a que la persona sepa qué esperar desde el primer día. Esa experiencia también puede fortalecer tu marca empleadora.
Cómo proteger el expediente laboral
La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares exige que el tratamiento de datos sea lícito, informado y proporcional. También establece que el aviso de privacidad debe explicar las características y finalidades principales del tratamiento.
Para proteger la información del personal:
- Recopila únicamente los datos necesarios para finalidades definidas.
- Pon el aviso de privacidad a disposición de la persona antes de recabar los datos o en el momento de hacerlo.
- Restringe el acceso al expediente según las funciones de cada integrante del equipo.
- Protege con controles adicionales los datos sensibles, bancarios y de salud.
- Define plazos de conservación, bloqueo y eliminación conforme a tus obligaciones y finalidades.
- Mantén un proceso para actualizar información y atender los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Siempre que sea posible, revisa los documentos originales sin conservarlos y guarda solo las copias o registros necesarios.
Lista de verificación para integrar el expediente
Puedes adaptar esta secuencia a tu empresa y al tipo de puesto:
- Confirma la aceptación de la oferta, la fecha de ingreso y los documentos aplicables al puesto.
- Envía una sola lista con instrucciones claras, fechas y un canal seguro de entrega.
- Comparte el aviso de privacidad antes de recabar los datos o al momento de hacerlo.
- Verifica que las identificaciones, claves y datos fiscales sean legibles y coincidan.
- Firma el contrato y entrega un ejemplar a la persona trabajadora.
- Realiza el alta ante el IMSS y configura la nómina y el CFDI.
- Recaba las aceptaciones, acuerdos y constancias que correspondan al puesto.
- Guarda el expediente con acceso limitado y programa revisiones para mantenerlo actualizado.
Un expediente laboral bien integrado facilita el alta, la nómina y la incorporación, pero no sustituye la revisión de cada caso. Si tienes dudas sobre un documento, una cláusula o una contratación especial, busca asesoría laboral, fiscal o de protección de datos antes de solicitar o firmar información adicional.
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