Resumen del trabajo de Auxiliar Administrativo
Una buena descripción del trabajo comienza con un resumen convincente del puesto y su función dentro de su empresa. Su resumen debe proporcionar una visión general de su empresa y las expectativas para el puesto. Describa los tipos de actividades y responsabilidades requeridas para el puesto de trabajo, de modo que los solicitantes de empleo puedan determinar si están calificados, o si el trabajo es adecuado.
Ejemplo de resumen de trabajo para Auxiliar Administrativo
Nuestra ocupada organización está buscando un auxiliar administrativo altamente organizado, trabajador y motivado para mantener la oficina funcionando sin problemas. El candidato ideal reportará a múltiples gerentes con mínima supervisión directa mientras mantiene los calendarios y horarios de varios departamentos. Por lo tanto, él o ella necesita tener excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización. El candidato se sentirá cómodo con las operaciones generales de la oficina, incluyendo la correspondencia electrónica, la presentación, el mecanografiado de informes y la distribución de correo. Nuestro Auxiliar Administrativo es una de las caras de nuestra organización, y por lo tanto debe contar con buena gente y habilidades de comunicación para poder trabajar mejor con nuestros clientes. También esperamos que nuestro auxiliar administrativo nos ayude a identificar las maneras en que podemos ser más efectivos y eficientes, aportando nuevas ideas para mejorar.
Responsabilidades y Deberes de Auxiliar Administrativo
La sección de responsabilidades y obligaciones es la parte más importante de la descripción del trabajo. Aquí debe describir las funciones que este puesto desempeñará regularmente, cómo funciona el trabajo dentro de la organización y a quién informa el trabajo.
- Manejar las interacciones de la oficina con los visitantes externos. Esto incluye saludar y dirigir a los invitados, responder a las preguntas telefónicas y manejar las solicitudes o quejas de manera profesional.
- Llevar un registro del inventario y trabajar con los proveedores para garantizar una oficina bien abastecida.
- Ocasionalmente viajar fuera del sitio de trabajo para entregar archivos e informes a varios departamentos dentro de la organización.
- Mantenga los archivos con confidencialidad en un formato de fácil acceso.
- Coordinar la comunicación entre los distintos departamentos, programar reuniones, distribuir informes y mantener a todas las partes informadas de las operaciones comerciales generales.
- Operar y mantener maquinaria de oficina, incluyendo copiadoras, máquinas de fax e impresoras.
Calificaciones y habilidades de Auxiliar Administrativo
A continuación, describa las habilidades requeridas y preferidas para su posición. Esto puede incluir educación, experiencia laboral previa, certificaciones y habilidades técnicas. También puede incluir habilidades blandas y rasgos de personalidad que imagina para una contratación exitosa. Si bien puede ser tentador incluir una larga lista de habilidades y requisitos, incluir a demasiados podría disuadir a los candidatos calificados de presentar una solicitud. Mantenga su lista de calificaciones concisas, pero proporcione suficientes detalles con palabras clave y términos relevantes.
- Se requiere diploma de bachillerato o equivalente. Se prefiere un título de técnico o bachillerato.
- Experiencia en contabilidad básica y seguimiento de transacciones financieras.
- Buenas habilidades de organización, programación y gestión del tiempo.
- Experiencia previa con tareas administrativas en una oficina preferiblemente.
- Conocimiento práctico de Microsoft Office con una velocidad de escritura de al menos 60 palabras por minuto.
- Excelentes habilidades de comunicación.
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