Empleos de keyser

Responsabilidades

contribuyendo directamente al buen funcionamiento y optimización de las tareas ejecutivas, desde la organización de la agenda hasta la comunicación con stakeholders clave. Dependiendo del sector o tamaño de la organización, las responsabilidades pueden variar en frecuencia e impacto, pero todas tienen el propósito de facilitar la toma de decisiones y mejorar la eficiencia operativa. A continuación, se detallan las responsabilidades principales que conllevan este puesto.

Gestión de agendas y calendarios

Una de las responsabilidades más importantes del Asistente de Dirección es la gestión de la agenda de los altos ejecutivos. Incluye la planificación y organización de reuniones, tanto presenciales como virtuales, asegurando que se utilice el tiempo de manera óptima y se eviten conflictos de horarios. En empresas medianas y grandes, esta tarea puede incluir videollamadas con equipos internacionales, lo que añade un nivel de complejidad debido a las zonas horarias. Un ejemplo típico es reprogramar una reunión para evitar un solapamiento con una videoconferencia importante.

• Frecuencia: Diaria
• Importancia: Muy Alta

Coordinación de reuniones y eventos corporativos

El Asistente de Dirección también se encarga de coordinar reuniones y eventos corporativos de alto nivel. Desde juntas con el consejo directivo hasta conferencias con stakeholders externos, esta actividad implica la gestión de cada detalle logístico, como la reserva de salas, coordinación de la tecnología necesaria y organización del catering. En una empresa multinacional, por ejemplo, podría ser necesario coordinar una reunión en diferentes sedes con participantes distribuidos en varias ubicaciones geográficas.

• Frecuencia: Semanal o mensual
• Importancia: Alta

Preparación de informes y presentaciones

En este rol, el Asistente de Dirección es responsable de recopilar, analizar y presentar información crítica para la alta dirección. Esto puede incluir desde informes financieros hasta resúmenes ejecutivos de proyectos en marcha. La capacidad de sintetizar la información de manera clara y precisa es vital para la toma de decisiones informadas. Por ejemplo, preparar un informe detallado y bien presentado sobre los indicadores clave de desempeño (KPIs) ayuda a la dirección a evaluar el progreso de los proyectos en tiempo real.

• Frecuencia: Semanal o bajo demanda
• Importancia: Muy Alta

Gestión de la comunicación interna y externa

Actuar como filtro para la comunicación entre la dirección y el resto de la organización es una parte esencial del trabajo. Esto incluye la redacción de correos importantes, la transmisión de instrucciones claras al equipo y la comunicación con clientes o proveedores externos. En una empresa de gran tamaño, este rol puede implicar gestionar comunicaciones sensibles con stakeholders clave, como inversores o socios comerciales. Un ejemplo sería garantizar que la dirección reciba actualizaciones precisas de cada departamento antes de una junta directiva.

• Frecuencia: Diaria
• Importancia: Muy Alta

Manejo de documentos confidenciales

El Asistente de Dirección gestiona documentos sensibles, como contratos, reportes financieros o información estratégica. Es crucial mantener una estricta confidencialidad y asegurar que toda la documentación esté adecuadamente protegida. En una empresa del sector financiero, por ejemplo, el manejo incorrecto de estos documentos podría tener repercusiones legales considerables, por lo que es fundamental emplear protocolos de seguridad rigurosos.

• Frecuencia: Diaria
• Importancia: Muy Alta

Seguimiento de tareas y proyectos

El Asistente de Dirección también juega un papel importante en el seguimiento de tareas y proyectos clave de la organización. Esto incluye asegurarse de que las fechas límite se cumplan y que los ejecutivos estén siempre al tanto del progreso en las áreas más críticas. En empresas tecnológicas, por ejemplo, este seguimiento puede implicar la coordinación de múltiples departamentos para asegurar que los lanzamientos de productos se realicen dentro de los plazos estipulados.

• Frecuencia: Semanal
• Importancia: Alta

Organización de viajes de negocios

La planificación y gestión de viajes corporativos es otra tarea relevante para este puesto. Desde la reserva de vuelos y alojamiento hasta la organización de reuniones internacionales, el Asistente de Dirección asegura que los desplazamientos se realicen sin contratiempos. En una empresa con sede en diversas ubicaciones globales, la capacidad de coordinar reuniones en diferentes países y gestionar itinerarios complejos es clave para maximizar la eficiencia del equipo directivo.

• Frecuencia: Mensual o según necesidad
• Importancia: Alta

Requisitos y Habilidades

El Asistente de Dirección requiere una combinación única de formación, experiencia y habilidades que van más allá de lo administrativo. Este puesto implica interactuar con la alta dirección y tomar decisiones que impactan en el flujo de trabajo de toda la organización. Por ello, contar con las cualificaciones correctas es esencial para garantizar el éxito en este rol. Las exigencias varían según el sector, pero todas las industrias coinciden en la importancia de la organización, la confidencialidad y una comunicación impecable.

Requisitos

• Grado universitario en Administración, Comunicación o áreas afines: Esta base académica es fundamental para comprender los procesos organizativos y las dinámicas empresariales, permitiendo al asistente apoyar eficazmente a la dirección.
• Al menos 3 años de experiencia en roles administrativos de alto nivel: La experiencia previa en un entorno ejecutivo asegura la capacidad de gestionar múltiples tareas complejas y confidenciales con eficiencia y profesionalismo.
• Dominio del inglés avanzado, y preferiblemente otro idioma: En un contexto globalizado, la fluidez en inglés es esencial para la comunicación con socios internacionales y la preparación de informes. Otros idiomas son un plus para empresas multinacionales.
• Conocimiento en gestión de proyectos: El manejo de herramientas y metodologías de gestión de proyectos es clave para coordinar iniciativas y garantizar el cumplimiento de plazos y objetivos.
• Disponibilidad para viajes cortos o flexibilidad horaria: Este puesto puede requerir disponibilidad para asistir a eventos o reuniones fuera de la oficina, así como la capacidad de adaptarse a cambios imprevistos en la agenda.

Habilidades Blandas

• Capacidad de anticipación: Un buen Asistente de Dirección no solo responde a las solicitudes, sino que se adelanta a las necesidades. Por ejemplo, identificar un posible conflicto de horarios y reorganizar la agenda de manera proactiva minimiza interrupciones en el flujo de trabajo.
• Tolerancia a la presión: La dirección trabaja en un entorno dinámico y de alta exigencia. El asistente debe ser capaz de gestionar múltiples tareas simultáneamente, manteniendo la calma y ofreciendo soluciones rápidas y efectivas en momentos críticos.
• Comunicación efectiva: Este rol requiere transmitir información clara y precisa, tanto en correos electrónicos como en presentaciones o reuniones. La capacidad de simplificar mensajes complejos y actuar como intermediario entre la dirección y las diferentes áreas es esencial para evitar malentendidos.
• Confidencialidad y discreción: Manejar información sensible es una parte integral de este rol. Por ejemplo, gestionar contratos o datos financieros requiere no solo organización, sino también una estricta confidencialidad para proteger los intereses de la empresa.
• Resolución de problemas: Los cambios imprevistos son frecuentes en este puesto. Un asistente eficaz debe encontrar soluciones ágiles ante situaciones como la cancelación de una reunión clave o la necesidad de reorganizar eventos con poca antelación.

Habilidades Técnicas

• Dominio avanzado de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint): Estas herramientas son básicas para la creación de documentos, análisis de datos y presentaciones de calidad profesional. El uso avanzado de Excel, por ejemplo, permite realizar análisis de datos financieros o de rendimiento de manera eficiente.
• Manejo de software de gestión de proyectos (Asana, Trello): Estas plataformas son indispensables para coordinar tareas, organizar eventos corporativos y asegurar que todos los plazos se cumplan. Facilitan la gestión visual de proyectos a largo plazo y tareas diarias.
• Plataformas de videoconferencia (Zoom, Microsoft Teams): Con el auge del trabajo remoto, la gestión de videollamadas y reuniones virtuales se ha vuelto esencial para la coordinación efectiva tanto a nivel interno como externo.
• Software de gestión de correo y calendarios (Outlook, Gmail): La eficiencia en la gestión de correos y calendarios es clave para manejar la agenda de la dirección y evitar conflictos entre reuniones importantes.
• Conocimiento en herramientas de análisis y presentación de datos: El uso de software como Power BI o Google Data Studio es un plus para preparar informes visuales que ayuden a la dirección a tomar decisiones más informadas en menor tiempo.

prestaciones muy superiores a las de la ley y salario de la misma manera.

Importante contar con excelente prestación información whats: 56 1560 0729

Tipo de puesto: Tiempo completo

Sueldo: $35,000.00 - $40,000.00 al mes

Beneficios:

• Aumentos salariales
• Automóvil de la empresa
• Caja de ahorro
• Descuento de empleados
• Descuento de gimnasio
• Descuentos y precios preferenciales
• Estacionamiento gratuito
• Programa de referidos
• Seguro de gastos médicos
• Seguro dental
• Seguro de vida
• Servicio de comedor
• Servicio de gimnasio
• Teléfono de la empresa
• Trabajo desde casa
• Vales de despensa
• Vales de restaurante

Pago complementario:

• Bono anual
• Bono de productividad
• Bono de puntualidad
• Bono trimestral

Tipo de jornada:

• Turno de 8 horas

Escolaridad:

• Licenciatura terminada (Deseable)

Idioma:

• Inglés (Deseable)

Lugar de trabajo: Empleo presencial