Concepto de nómina: importancia y definiciones clave

Actualizado el 18 de enero de 2024

El concepto de nómina engloba múltiples rubros, incluyendo los ingresos gravables, deducciones, prestaciones de ley y retenciones. Esencialmente, la nómina es el proceso institucional de pagar a los empleados el monto establecido en las cláusulas del contrato de trabajo durante un periodo específico.Sigue leyendo para descubrir la importancia que tiene la nómina para las organizaciones y las definiciones de cada elemento que conforma el extenso concepto de nómina. Asimismo, analizaremos las consideraciones que actualmente contemplan los especialistas en contabilidad administrativa y de recursos humanos para optimizar la experiencia de los trabajadores y aumentar el valor añadido de la nómina.
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Importancia de la nómina

Para muchas empresas cuyos procesos requieren mano de obra intensiva, la nómina es el gasto fijo más significativo. Por ende, adoptar las mejores prácticas de gestión de personas es crucial para mantener finanzas sanas e impulsar la rentabilidad de la organización en una economía incierta y altamente competitiva.A fin de reducir los costos salariales, es imperativo contar con datos de nómina precisos para responder las siguientes preguntas:
  • ¿Se está infrautilizando el talento en alguna unidad empresarial?
  • ¿Existen tareas redundantes que se pueden omitir?
  • ¿Hay funciones duplicadas o superpuestas?
  • ¿Los empleados están trabajando horas extras innecesarias que se podrían omitir si se simplificaran los procesos?
  • ¿Qué actividades de soporte se pueden subcontratar mediante un contrato freelance?
  • ¿Cómo se pueden aprovechar las tecnologías de automatización y robótica para agilizar las actividades rutinarias?
  • ¿Cómo se puede reducir la rotación de personal para evitar costosos gastos de contratación y capacitación de nuevos empleados?
  • ¿Qué esquemas de movilidad y de reconocimiento se deben implantar para impulsar un sistema de reclutamiento interno?
  • ¿La cultura corporativa de la empresa es eficaz para impulsar la motivación laboral y fomentar un desempeño de los empleados superior?
  • ¿Qué tipos de programas de formación cruzada son óptimos para eliminar la disparidad y las lagunas de conocimientos?
Debido a que la productividad y el concepto de nómina están vinculados profundamente, cada vez más empresas reconocen que su activo más valioso es su personal. Por eso, muchas organizaciones ya están implementando esquemas para mejorar la experiencia de los empleados (EX, por sus siglas en inglés) y cambiando su postura a fin de contemplar la nómina como un valor esencial, en lugar de un pasivo ineludible.

Definiciones que integran el concepto de nómina

A continuación, definimos algunas particularidades que integran el extenso concepto de nómina:
  • Frecuencia de pago: el intervalo recurrente que establece la periodicidad en que la empresa paga los sueldos a sus empleados. Las frecuencias más comunes son semanal, quincenal y mensual.
  • Información del empleado: esto incluye nombre completo, CURP, número de Seguro Social y número de empleado.
  • Salario bruto: el monto de las remuneraciones antes de las retenciones de impuestos y las deducciones correspondientes.
  • Horas extras dobles: es el tiempo adicional (como máximo nueve horas semanales, tres veces por semana) que los empleados trabajan además de su horario laboral, de conformidad con lo que establece el Artículo 61 de la Ley Federal del Trabajo; es decir, más de 48 horas para la jornada diurna y más de 40 en los horarios nocturno y mixto. Por ejemplo, si el sueldo por hora de un empleado es de $100 pesos, recibirá $200 pesos de remuneración por cada hora extra que trabaje durante la semana.
  • Horas extras triples: se refieren al tiempo adicional superior a nueve horas por semana que laboran los empleados. Si tomamos de nuevo como ejemplo el sueldo por hora de $100 pesos y consideramos que el trabajador trabaja 11 horas en una semana, recibirá $200 pesos por las primeras nueve horas y $300 pesos por las dos restantes.
  • Retención por impuesto sobre la renta (ISR): las empresas deben retener el 10% de las remuneraciones de sus empleados para hacer el pago anticipado de impuestos. Una vez que el empleado presenta su declaración anual, es posible que reciba un reembolso por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público cuando se sustraigan las deducciones que permite la ley, como los pagos de hipotecas inmobiliarias, gastos médicos, de educación y alimentación entre otros.
  • Deducción de la cuota del IMSS: la contribución es del 20% de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), la cual se calcula al multiplicar el salario diario mínimo vigente por 30.4 para obtener el UMA mensual y, en caso de que corresponda, por doce para obtener el UMA anual.
  • Deducciones por ausencias e impuntualidades: se calculan multiplicando la remuneración horaria por el tiempo que corresponda.
  • Pagos al patrón por salarios anticipados o deudas: el empleador puede descontar un monto determinado de manera contractual si prestó dinero a los empleados o, incluso si por error se le pagó una cantidad adicional al empleado en un periodo anterior.
  • Deducciones de INFONAVIT: los empleados que compran bienes inmuebles a través de INFONAVIT u otro programa social de vivienda. La empresa pagará directamente los abonos, los cuales deducirá de la nómina hasta que se salde el crédito.
  • Cajas de ahorro: esta es una prestación muy atractiva que ofrecen algunas empresas. El patrón deduce un porcentaje preestablecido del salario de sus empleados y contribuye en igual cantidad; el monto total más los intereses generados se restituye a los trabajadores habitualmente de forma anual o semestral. Por ejemplo, supongamos que la empresa XYZ deduce $1,000 pesos mensuales de la remuneración de un trabajador. Al final del año, esta persona recibirá $24,000 pesos más los dividendos generados por la inversión.
  • Cuotas sindicales: en caso de que corresponda, habitualmente, el personal administrativo no está sindicalizado.
  • Contribuciones a fondos de jubilación: por ejemplo el AFORE.
  • Gratificaciones: estas incluyen los bonos por puntualidad, por desempeño, y otros esquemas para fomentar la motivación de los empleados.
  • Prima vacacional: el monto de prima vacacional es del 25% del salario diario del trabajador.
  • Aguinaldo: es una prestación de ley que se debe pagar antes del 20 de diciembre cada año. El aguinaldo mínimo representa el salario correspondiente a 15 días; sin embargo, algunas empresas ofrecen 30 días o más.
  • Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU): se paga una vez al año, en general en el mes de mayo, y se calcula a partir de las ganancias de la empresa y el salario diario de los trabajadores.
  • Pago neto: el monto total que resulta al restar las deducciones y añadir las compensaciones adicionales a las que tiene derecho el trabajador.

Proceso relativo a la nómina

Para calcular las remuneraciones, deducciones y prestaciones laborales con exactitud y cumplir con las obligaciones fiscales, los especialistas en nóminas deben llevar a cabo las siguientes actividades primordiales:
  • Recopilar y capturar los datos pertinentes, habitualmente en un sistema automatizado.
  • Calcular el salario bruto, sustraer las retenciones y otras deducciones, y sumar las compensaciones adicionales para obtener el pago neto.
  • Emitir los pagos, ya sea por medio de transferencias bancarias directas o en efectivo (aunque actualmente la gran mayoría de las organizaciones prefieren no manejar dinero en efectivo por motivos de seguridad y solo algunas micro o pequeñas empresas usan el método tradicional).
  • Imprimir o enviar por correo electrónico copias digitales de los recibos de nómina a todos los empleados.
  • Reportar los impuestos y registrar los recibos en el sistema de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en la plataforma del Servicio de Administración Tributaria (SAT), de conformidad con las disposiciones de la Ley Federal del Trabajo (LFT), del Código Fiscal de la Federación y de la Ley del Seguro Social.
  • Retener y pagar los impuestos correspondientes según lo establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
Esperamos que esta información sobre el concepto de nómina te sea de utilidad, ya sea que desees saber cómo calcular tus ingresos o te desempeñes como especialista en nóminas o en una profesión afín.Nota: Ninguna de las empresas, instituciones u organizaciones mencionadas en este artículo está afiliada a Indeed.Los salarios reflejan los datos registrados en las páginas web indicadas en el momento de redactar este artículo. Pueden variar dependiendo de la empresa que contrata y de la experiencia, historial académico y ubicación de los candidatos.
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