Tipos de fichas de trabajo y cómo usarlas

Actualizado el 30 de diciembre de 2022

Las fichas de trabajo juegan un papel central en las tareas administrativas y actividades operativas diarias de muchas empresas de todos tamaños y en cualquier sector. Descubre qué tipo de fichas de trabajo hay y cómo estas facilitan las labores de capturar, analizar y presentar información valiosa para la toma de decisiones empresariales bien informadas. Los distintos tipos de fichas de trabajo en general se dividen en diferentes y amplias categorías en función de los datos que contienen y los objetivos que persiguen. Estas clasificaciones incluyen, pero no se limitan a fichas de trabajo financieras, estadísticas, de planificación, pronosticación y monitoreo según se describen a continuación.
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Tipos de fichas de trabajo y sus usos

A continuación, detallamos las principales clasificaciones de las fichas de trabajo que se usan más frecuentemente:

Ficha de trabajo de almacenamiento de datos

El propósito principal de una ficha de trabajo es almacenar datos de una manera estructurada ya sea información numérica, porcentual o textual. Muchas organizaciones emplean este tipo de fichas de trabajo para gestionar la información contable y fiscal de la empresa. Esto incluye gestionar el presupuesto para controlar los ingresos y gastos, entre los cuales podemos encontrar:
  • gastos fijos como la renta o hipoteca, nómina y pólizas de seguros;
  • gastos variables como los costos de empaque, impuestos, servicios públicos;
  • gastos inesperados como los costos de mantenimiento y reparación de equipo, incrementos a las materias primas o en la cadena de suministro y pérdidas derivadas de casos de fuerza mayor; y
  • gastos discrecionales como los costos de publicidad y mercadotecnia, eventos para los empleados o relativos a las ferias comerciales.
Relacionado: Diferencia entre contabilidad financiera y administrativa

Ficha de trabajo estadística

Las fichas de trabajo se utilizan principalmente para capturar datos, pero también proporcionan herramientas para analizar conjuntos de datos. Las aplicaciones de fichas de trabajo como la ficha de trabajo estadística incluyen una amplia gama de funciones para realizar fácilmente cálculos estadísticos mediante la incorporación de fórmulas personalizadas: desde las aritméticas más sencillas como suma, resta, división y multiplicación, hasta algebraicas complejas para presentar un panorama integral de todas las operaciones de la empresa

Ficha de trabajo de presentación de informes

Los usuarios pueden sacar el máximo partido de las funciones que ofrecen este tipo de fichas de trabajo para presentar la información capturada en ellas gráficamente o en forma de tablas. Estas representaciones visuales se incluyen usualmente en presentaciones, tanto dentro de la organización para fines de marketing o externamente para informar a los accionistas.Te puede interesar: Qué es la información financiera

Ficha de trabajo de pronosticación

Los administradores emplean este tipo de fichas de trabajo para fines de proyección para hacer planes futuros para la organización. Por ejemplo, con los datos disponibles con respecto al rendimiento durante un periodo en particular se pueden hacer predicciones sobre el futuro con base en datos históricos precisos.

Ficha de trabajo de seguimiento

Este tipo de fichas de trabajo se utilizan comúnmente para monitorear el progreso de los proyectos, ya que permiten registrar y realizar un seguimiento exacto de las tareas o actividades asociadas con proyectos particulares en curso, incluido el personal que participa en estos, sus responsabilidades individuales y el plazo de entrega de tareas específicas y los resultados obtenidos hasta la fecha.

Ficha de trabajo científica

En este caso se trata de un documento usado en cualquier investigación científica para recabar, sintetizar y añadir comentarios acerca de las fuentes de información y datos utilizados en la exploración técnica. Estas fichas de trabajo simplifican la creación de informes especializados, monografías y artículos. La información que regularmente contienen es el nombre del investigador, el tema que aborda la investigación, el procedimiento experimental que se utilizó, la fecha en que se recabó la distinta información, las razones para realizar la investigación, los antecedentes científicos y las hipótesis formuladas o los hallazgos encontrados y las conclusiones obtenidas, incluyendo sus variables, si las hubiera. Esto simplifica la redacción de un informe final y un abstracto. Las fichas de trabajo se pueden usar en los siguientes tipos de investigaciones:

Descriptivas

Se usan para determinar, detallar o cuantificar los distintos componentes que integran un sistema natural e incorpora preguntas, procedimientos y conclusiones sobre temas poco conocidos y al final no se obtiene ninguna hipótesis o predicción, se trata de observar, describir, enlistar e identificar.

Comparativas

Implicar recolectar datos de diferentes organismos bajo distintas condiciones (por ejemplo: condiciones climáticas o ubicación) para poder hacer una comparación científica. Este tipo de investigaciones ofrecen posibles hipótesis y conclusiones y pueden tener variables dependientes e independientes, pero no incluyen un grupo de control, el propósito de los científicos es comparar, contrastar y categorizar.

Experimentales

Conllevan pruebas previamente determinadas en las que las variables se modifican de forma controlada y se miden a fin de recopilar evidencia que respalde o refute una hipótesis; sin embargo, todos los factores se deben mantener de forma constante, excepto por los que son intencionalmente manipulados.Debido a que estas investigaciones incorporan una gran cantidad de información a lo largo de periodos largos, las fichas de trabajo son de enorme utilidad para que los científicos puedan tener un control preciso y actualizado de la información que han recabado durante todo el proceso.Relacionado: Habilidades administrativas: características y ejemplos
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Usos comunes de las fichas de trabajo en el ámbito comercial

Las fichas de trabajo tienen herramientas muy útiles para la administración de comercios pequeños y medianos; así como funciones avanzadas para convertir estas fichas en bases de datos de clientes, del personal empleado y registros financieros para registrar ventas y proyectar ingresos futuros para la planificación empresarial. La información que contienen más frecuentemente incluye:

Datos del cliente

Con la información relativa a sus clientes como nombre, domicilio, número de contacto e historial de ventas los usuarios pueden crear bases de datos en un formato muy flexible y fácil de gestionar. Puede almacenar otros datos según convenga como monto de las compras que realizó un cliente específico durante un periodo determinado y añadir columnas adicionales para nuevos tipos de datos a medida que cambien las necesidades de la empresa. También se pueden ordenar los datos por cualquier característica para aislar a los clientes que viven en un área determinada o que tienen ciertos hábitos de compra.

Contabilidad y finanzas básicas

Aunque los programas integrales de preparación de impuestos y contabilidad han agregado características que permiten monitorear más estrechamente las finanzas de las pequeñas y medianas empresas e incluso preparar declaraciones de impuestos complejas, las herramientas de entrada de datos fáciles de usar hacen que las fichas de trabajo sean una opción ideal para administrar la contabilidad mensual. Puedes crear un libro mayor de doble entrada para registrar ingresos y gastos, datos de ventas, administrar el inventario, rastrear el presupuesto e incluso realizar cálculos para determinar totales y porcentajes. Estas fichas de trabajo ayudan al departamento de contabilidad a simplificar el pago de impuestos y cumplir fácilmente con las obligaciones fiscales.

Información de los empleados y nómina

La ficha de trabajo ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados y separarlas por departamentos o turnos. También puedes codificar las fichas de trabajo según sea necesario para que puedas interpretarlas y editarlas fácilmente para incluir nuevos empleados o cambios de horarios o salarios.

Administración de las instalaciones

Para administrar recursos como salas de conferencias, también puede crear un horario con turnos, compartir el archivo con toda la oficina y pedir a los empleados que escriban su nombre en una ranura para reservar el recurso en un momento dado.Te puede interesar: Qué hace un auxiliar administrativo

Ventas y proyecciones

Más allá del mantenimiento de registros, la ficha de trabajo permite a las empresas organizar los datos en tablas y gráficos para elaborar informes o presentaciones comerciales. Con una serie de opciones de gráficos, incluidos los gráficos circulares, de barras y de líneas, puedes convertir los datos en una representación visual de las variaciones o alteraciones en la cadena de suministro, modificaciones a los precios establecidos o en los porcentajes de ventas. La ficha de trabajo puede incluso integrar un análisis de regresión en un gráfico de líneas para predecir desarrollos futuros basados en tus datos actuales.Artículos relacionados:
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