Desarrollo profesional

Método Kaizen: qué es y cómo aplicarlo en el trabajo

May 29, 2021

El método de Kaizen es una filosofías de crecimiento continuo en nuestra vida, ya que no se trata de seguir rutinas o pequeños métodos que duran pocos días, sino de no dejar de hacerlo. Cuando necesitamos mejorar algún aspecto de nuestra vida personal, la gran mayoría de personas se fijan grandes objetivos y ser ambicioso es muy positivo.

Sin embargo, lo que nos ocurre muy a menudo es que perdemos motivación en el camino y terminamos rindiéndonos antes de alcanzar lo que queremos. Cuando esto sucede, empezamos a sentir cómo el fracaso nos llega a la moral y que cada vez somos menos capaces de conseguir lo que nos proponemos, lo que nos lleva a infravalorarnos a nosotros y sobrevalorar a los demás. Aprender a implementar el método Kaizen puede ser el éxito para crecer.

¿Qué es el método Kaizen?

El método Kaizen se define como “mejora continua”, concretamente en el día a día. Se caracteriza también por tener un carácter diligente, es decir, vivir todos los días con disciplina.

El término se desarrolló con el objetivo de buscar incrementar la productividad de las empresas a través de pequeños y constantes cambios para mejorar, así como de un mayor crecimiento. Kaizen se considera una cultura más que una metodología, ya que se basa en la comunicación y el apoyo de todos los miembros de la empresa. Es una forma de vida que puede aplicarse a muchos campos profesionales.

Orígenes del método Kaizen

El concepto de Kaizen surgió en Japón en la década de los 50 y no tardó mucho en implantarse en las cadenas de producción del sector automovilístico. Toyota, siendo la marca pionera en implantarlo, logró en poco tiempo situarse como primera potencia en la industria automovilística.

Éxito de la metodología Kaizen

¿Qué se puede hacer para que un negocio mejore continuamente? La metodología de Kaizen tiene la respuesta: procesos eficientes y una cultura de equipo en la empresa. Esto requiere que el equipo esté formado por trabajadores motivados y es necesario un seguimiento del grupo. Esto último es lo más difícil de conseguir, por lo que estos son algunos consejos:

  • Un resultado positivo siempre va a ser consecuencia de un procedimiento exitoso.
  • El concepto Kaizen deja claro que, si la acción se toma bien desde el principio, lo demás viene solo.
  • La única forma de que los procesos sean mejores es haciendo un análisis profundo para conocer los de los clientes y proveedores de la empresa.
  • Solo se progresará si existe la capacidad de medir la evolución y sus resultados.

¿Cómo aplicar el método Kaizen en el trabajo?

La metodología Kaizen es aplicable para mejorar todos los aspectos de un negocio. Los departamentos de gestión utilizan con frecuencia el método Kaizen para

  • Mejorar sus procesos
  • Aumentar la productividad de su equipo
  • Fomentar la seguridad y las funciones comerciales

Esto ocurre porque el método Kaizen se centra en realizar pequeñas mejoras de forma continua a largo plazo siempre que surge la necesidad de mejorar. Kaizen es un proceso continuo que invita a todos en la empresa a contribuir y ser parte de él.

Sin embargo, hay algo que hace que la metodología Kaizen se aplique de manera automática, el compromiso. Es un método riguroso y por ello hay que comprometerse a cumplir en todo proceso los siguientes pasos:

  • Identificar: Antes de mejorar cualquier aspecto de la empresa o proceso, se debe entender cuál es el estado actual del mismo, para así poder describirlo todo en un documento.
  • Planificar: Cuando se haya identificado el proceso, hay que analizar cuál es el problema y definir cómo se va a actuar.
  • Hacer: Tras planificar el plan de acción, se recomienda establecer las acciones con las que se desarrollará el plan e implementarlas.
  • Comprobar: ¿Cómo saber los objetivos que se han cumplido? ¿Y los que no? ¿Cómo calcular el progreso de lo que se está maniobrando? Tras establecer las acciones, se debe analizar lo que se ha obtenido y comparar los resultados con el inicio del proceso antes de pasar a la acción.
  • Actuar: Cabe recordar que es un proceso que requiere mejorías todo el tiempo, por lo que cada acción importa y ayudará a mejorar en un futuro.
  • Repetir: Es conveniente repetir el proceso varias veces.

El método de productividad 5S

Un pilar que permitió a la automovilística Toyota acumular tanto éxito como el fabricante más ecológico del mundo o a ser pioneros en haber producido el coche híbrido, es gracias al método Kaizen. Este ha ayudado a Toyota a introducir avances increíbles, ya no en tecnología, sino en su serie de productos y servicio al cliente.

A la hora de impulsar este proceso, el fabricante se apoyó en la metodología 5S, cuyo nombre proviene de las cinco primeras letras japonesas:

  • Seiri (Clasificación): Separar y eliminar lo innecesario. El objetivo es utilizar de una forma adecuada los espacios, recursos y herramientas de una empresa evitando desperdicios.
  • Seiton (Ordenar): Debe haber un lugar para cada cosa y cada cosa debe ir en su lugar. Además, es recomendable etiquetar todo de manera clara. Con esto se consigue que los ambientes de trabajo sean áreas más productivos, con mejores disposiciones y accesos para cosas que sean más necesarias.
  • Seiso (Limpieza): Es importante que el lugar de trabajo, el material y mobiliario de la oficina esté limpio, recogido y ordenado. De esta manera está todo más visible y se eliminan las fuentes que generan suciedad.
  • Seiketsu (Estandarizar): Sentar las bases de la mejora continua en la medida que se construya una organización que aprenda de sus errores, así como un clima laboral sano en el que los trabajadores tengan los mejores recursos para ello.
  • Shitsuke (Disciplina): El equipo debe tratar su espacio de trabajo como si fuera su propia casa. Una vez claros los cuatro puntos anteriores, adoptar las 5S en la empresa y promover la disciplina entre todos.

Las 5S fueron aprobadas para aplicarlas al mundo profesional, pero funcionan igual de bien si también las adaptamos a la vida personal.

Beneficios de aplicar este método

Es recomendable aplicar esta metodología a una empresa ya que nos ayuda a solucionar un problema, motivar a los involucrados conjuntamente, y a fomentar el trabajo en equipo. El método Kaizen en una empresa tiene muchas ventajas. Algunas de ella son:

  • Utilización de recursos: Con este método la empresa se centra en realizar pequeños cambios con el equipo en lugar de depender de grandes inversiones para obtener resultados.
  • Mayor eficiencia: La importancia de proporcionar un área de trabajo bien planificada, eliminando desperdicios innecesarios en operaciones e impartiendo un entrenamiento para todos los empleados.
  • Motivación del equipo: Con Kaizen se pretende crear un clima laboral bueno y con un equipo que comparta ideas.
  • Resolución de problemas: Al aplicar este método, cualquier inconveniente se soluciona más rápido gracias a las mejorías constantes.
  • Satisfacción del cliente: El haber mejorado el producto y el servicio, el cliente se beneficia de una mejor atención.

Los 10 principios del método Kaizen

Hay diez principios que abordan la metodología Kaizen y que hay que tener en cuenta cuando se aplique:

  1. Dejar ir las suposiciones.
  2. Ser proactivo en la resolución de problemas.
  3. No aceptar el status quo.
  4. Dejar de lado el perfeccionismo y adoptar una actitud de cambio iterativo y adaptativo.
  5. Buscar soluciones a medida que se encuentren errores.
  6. Crear un entorno en el que todos los empleados se sientan capacitados para contribuir.
  7. No solo reconocer y aceptar el problema, sino preguntarse varias veces cuál es la raíz del problema hasta encontrarla.
  8. Eliminar información y opiniones de varias personas.
  9. Utilizar la creatividad para encontrar mejoras de bajo costo.
  10. Nunca dejar de mejorar.

Aplicación del método Kaizen

Si algo tiene de bueno la metodología Kaizen, es que no requiere de grandes inversiones en tecnología e innovación. La compañía tiene la ventaja de los recursos y capital de empresa y con ello es capaz de generar importantes mejoras.

De hecho, en la mayoría de los casos todo nace del conocimiento y la experiencia de los trabajadores. Durante este proceso en una empresa, cada trabajador cubrirá temas específicos y la cultura de equipo y las reuniones de grupo, pueden generar gran variedad resultados. El hecho de compartir hace más beneficiosos y eficientes los procesos. Para que esto suceda es necesaria la participación de todos los miembros de la empresa y enfatizar el trabajo en equipo. Solo si los empleados sienten que son valorados y que se les tiene en cuenta, funcionará la aplicación de la metodología Kaizen.

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