Cómo tener un mejor manejo del tiempo laboral

Actualizado el 16 de marzo de 2023

El tiempo es los más valioso que tenemos, pero desafortunadamente es un bien limitado; por lo tanto, tener un óptimo manejo del tiempo laboral es esencial para crecer profesionalmente.Todos en algún momento deseamos tener más tiempo, pero el día solo consta de 24 horas y la jornada laboral tiene alrededor de ocho horas o 480 minutos diarios. La manera en que administres tu tiempo dependerá en gran medida de perfeccionar tus habilidades personales de autoanálisis, reflexión, planificación y autocontrol.En este artículo te daremos diez estrategias prácticas para que organices tus actividades laborales eficientemente y saques el máximo partido al tiempo que tienes disponible.
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Beneficios de perfeccionar el manejo del tiempo laboral

Usar acertadamente tu tiempo de trabajo te brindará los siguientes beneficios:
  • Ganar productividad.
  • Tener más energía para aprender cosas nuevas y lograr más objetivos.
  • Sentir menos estrés.
  • Relacionarte de manera más positiva con los demás.
  • Sentirte mejor contigo mismo/a.
  • Tener más tiempo libre, ya que no tendrás que trabajar horas extras para cumplir con las funciones de tu puesto.

Diez estrategias para un manejo del tiempo laboral eficiente

A continuación, detallamos diez métodos prácticos para gestionar tu tiempo más eficientemente:

1. Detecta a qué actividades destinas tu tiempo

Mantener un registro del tiempo es una forma útil de determinar cómo estás utilizando tu tiempo. Para lograr esto, sigue los pasos a continuación:
  • Comienza por registrar lo que haces durante intervalos de 15 minutos durante una semana o dos.
  • Evalúa los resultados.
  • Identifica si completaste todas las tareas oportunamente.
  • Identifica las labores que consumen más tiempo.
  • Determina si estás invirtiendo tu tiempo en actividades importantes, es decir, aquellas que generan los resultados que necesitas lograr. En caso contrario, establece un plan de acción para erradicar las acciones irrelevantes.
  • Distingue cuándo eres más productivo o productiva durante el día (¿entre qué hora y qué hora?) y destina ese tiempo a realizar las tareas prioritarias según tus objetivos, responsabilidades y resultados meta.
Además, tener una idea exacta de la cantidad de tiempo que requiere hacer tareas rutinarias puede ayudarte a ser más realista al planificar y estimar cómo aprovechar mejor tu tiempo y cuánto tienes disponible para otras actividades.Relacionado: Cómo ser más productivo en el trabajo

2. Establece prioridades

Administrar tu tiempo de manera efectiva requiere distinguir lo que es importante y lo que es urgente. Los expertos coinciden en que las tareas más importantes no suelen ser las más urgentes. Si bien las actividades que son urgentes e importantes deben realizarse de inmediato, te recomendamos dedicar menos tiempo a actividades que no son importantes (independientemente de su urgencia), para centrarte en actividades que no son tan urgentes, pero sí muy importantes para evitar que las tareas importantes se vuelvan urgentes.Estos son los pasos que te sugerimos seguir:
  • Crea una lista de tus cosas por hacer.
  • No permitas que tu lista se salga de control.
  • No mantengas varias listas.
  • Clasifica los elementos de tu lista en orden de prioridad (tanto importante como urgente).
  • Agrupa los elementos en categorías de priorización: alta, media y baja.
  • Numéralos en orden o usa un sistema de codificación de colores.
  • Ten en cuenta que tu objetivo no es marcar la mayoría de los componentes, sino más bien marcar los elementos de mayor prioridad.

3. Utiliza una herramienta de planificación

Te recomendamos utilizar una herramienta de planificación personal para mejorar tu productividad. La clave es encontrar una herramienta de planificación que funcione para ti y usarla consistentemente. Los ejemplos más comunes de estas soluciones incluyen:
  • Planificadores electrónicos
  • Diarios de bolsillo
  • Calendarios digitales
  • Gráficos de pared
  • Asistentes virtuales
Asimismo, recuerda lo siguiente:
  • Siempre registrar la información en la propia herramienta. Redactar notas en otros lugares que deben ser transferidas más tarde es ineficiente.
  • Revisa tu herramienta de planificación todos los días.
  • Siempre lleva contigo tu herramienta de planificación.
  • Asigna prioridades en tu herramienta de planificación y consúltala con frecuencia.
  • Actualiza la información con regularidad.
  • Mantén un respaldo.
Te puede interesar: Objetivos SMART: qué son y cómo utilizarlos

4. Organízate

La desorganización deriva en una mala gestión del tiempo, así que mejor deshazte del desorden informativo. Separa la información en tres grandes categorías:
  • Guardar
  • Conferir
  • Tirar
Luego, realiza lo siguiente:
  • Desecha inmediatamente la información en tu casilla “tirar”.
  • Ofrece a alguien que pueda usar la información en la sección “conferir”.
  • Organiza la información en “guardar” para poderla consultar fácilmente (por ejemplo, tareas, documentos, correos electrónicos, referencias, etc.).
Básicamente tienes cinco opciones para manejar la información de forma eficaz:
  • Eliminarla.
  • Delegarla para que otra persona actúe en consecuencia.
  • Actuar tú mismo, una vez completada la tarea guarda la información o si ya no es útil desecharla.
  • Guardarla de forma temporal hasta decidir si es prioritaria o no.
  • Archivarla de forma permanente donde puedas ubicarla de forma sencilla posteriormente.

5. Programa tu tiempo adecuadamente

Incluso las personas más ocupadas encuentran tiempo para hacer lo que les gusta o lo que sienten que es importante. Programar no es solo registrar lo que tienes que hacer (por ejemplo, reuniones y citas), sino también reservar el tiempo necesario para tener un buen equilibrio entre tu vida personal y la profesional.

Puntos clave de una buena programación

Una excelente programación requiere que te conozcas a ti mismo.
  • Con base en tu registro de tiempo, planifica tus tareas más complejas para cuando tengas más energía y a las horas en que estés más alerta y seas más productivo.
  • Reserva el tiempo suficiente para tus actividades de alta prioridad y no permitas interrupciones durante este periodo.
  • Si sabes que tendrás tiempo de espera antes de una cita médica o durante una escala en un aeropuerto, programa tareas sencillas como contestar un correo electrónico o algo enriquecedor como escuchar un audio educativo.
  • Reserva cierto tiempo para actividades creativas como planificar, soñar, pensar y leer.

6. Pide ayuda

En ocasiones, por más que nos esforcemos, es imposible cumplir con todas las obligaciones que nos asignan. Solicitar ayuda cuando es absolutamente necesario es una muestra de responsabilidad y fortaleza, no de debilidad. No temas pedir la ayuda de tu supervisor o colegas. Recuerda agradecer a la persona y estar dispuesto/a a ayudar a otros cuando lo necesiten. Ya lo sabes por el dicho: “Hoy por mí, mañana por ti”.Te puede interesar: Cómo convertir nuestras debilidades en fortalezas

7. No pospongas las tareas que debes hacer

Es posible que estés posponiendo las tareas por una variedad de razones como estas:
  • Tal vez la tarea te parezca abrumadora o desagradable. Intenta dividir la tarea en segmentos más pequeños que sean más manejables y, por ende, plazos específicos y realistas.
  • Si tienes problemas para comenzar, es posible que debas completar una tarea preparatoria, como recopilar materiales u organizar tus notas.
  • Además, te sugerimos crear un sistema de autorrecompensas a medida que completas cada pequeño segmento de la tarea; esto te motivará a seguir adelante.
Relacionado: Cómo enfrentarnos a la procrastinación laboral

8. Gestiona los factores de distracción

Tu tiempo puede verse afectado por factores externos. Aquí hay algunos consejos simples para evitarlos en la medida de lo posible:

Teléfono

  • Usa el correo de voz y reserva tiempo para devolver las llamadas.
  • Mantente enfocado/a en el motivo de la llamada.
  • Actúa en consecuencia inmediatamente después de la llamada e infórmale a tu interlocutor de tu progreso.
  • Ten a la mano toda la información relevante.

Reuniones

  • Conoce de antemano el propósito de la reunión.
  • Llega a tiempo.
  • Procura iniciar y finalizar la reunión según lo planeado.
  • Prepara una agenda y síguela cabalmente.
  • Evita las reuniones innecesarias.

Correo electrónico

  • Reserva una hora específica para consultar y responder tu correo electrónico.
  • No permitas que los mensajes se acumulen hasta el punto de que sea abrumador gestionarlos.
  • Organiza tus correos como se describió arriba.
  • Elimina el correo electrónico no deseado inmediatamente de tu buzón.

9. Evita la multitarea

Estudios psicológicos recientes han demostrado que la multitarea en realidad no ahorra tiempo. De hecho, lo contrario es a menudo cierto. Se pierde tiempo al cambiar de una tarea a otra, lo que deriva en una pérdida de productividad. La multitarea dificulta concentrarse y mantener el enfoque en las prioridades.

10. Cuida tu salud y bienestar

Cuidar tu salud es una inversión que vale mucho la pena. Programa tiempo para relajarte, meditar o simplemente no hacer nada y dejar a un lado las preocupaciones. Esto puede ayudarte a rejuvenecer tanto física como mentalmente, lo que te permitirá realizar tareas de manera más rápida y fácil después.Aprende a administrar el tiempo de acuerdo con tu reloj biológico programando tareas prioritarias durante tu hora pico del día, es decir, el momento en que tu nivel de energía y concentración están en su mejor momento. Un manejo del tiempo laboral deficiente puede provocar fatiga, mal humor y enfermedades más frecuentes. Para reducir el estrés laboral, celebra los logros, por pequeños que sean. Tómate el tiempo para reconocer que has superado un desafío complicado antes de pasar a la siguiente actividad.Independientemente de las estrategias de gestión del tiempo que utilices, puede ser conveniente evaluar sus resultados formulándote las siguientes preguntas:
  • ¿Tienes un equilibrio saludable entre el trabajo y el tiempo libre?
  • ¿Estás cumpliendo con las tareas prioritarias en tu trabajo?
  • ¿Estás invirtiendo suficiente tiempo en tu propio bienestar personal?
Si la respuesta es “no” a cualquiera de estas preguntas, adapta tus técnicas de gestión del tiempo y optimiza las que funcionen mejor para ti. Recuerda que la gestión exitosa del tiempo hoy en día puede traducirse en una mayor felicidad en el trabajo y en lo personal, mayores logros en el entorno laboral, una mayor productividad y un futuro más satisfactorio.Artículos relacionados:
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