¿Qué es el home office y ha llegado para quedarse?

Por Equipo editorial de Indeed

31 de mayo de 2021

En el entorno laboral, el home office fue el gran protagonista del 2020. En apenas unos meses, se avanzó a pasos agigantados hacia la revolución del trabajo. Si bien el cambio venía gestándose, quedaban aún muchas barreras culturales por superar. Pero factores externos obligaron a redefinir las relaciones laborales e iniciaron una transformación que apenas comienza.

Qué es el home office

El teletrabajo no es una práctica novedosa. Desde hace muchos años es un modelo recurrente en el ámbito de las empresas de tecnología. La Organización Internacional del Trabajo (OIT) lo define como el trabajo a distancia realizado con la ayuda de medios de telecomunicación.

Similar criterio se utilizó en la reforma de la Ley Federal de Trabajo, recientemente aprobada en México. La normativa adicionó el capítulo XII Bis, íntegramente dedicado al teletrabajo. Su principal diferencia con el trabajo a domicilio es el uso de las tecnologías de la información y la comunicación. Estas se refieren a los servicios, infraestructura, redes, programas y dispositivos necesarios para crear, gestionar, transformar y almacenar la información.

Home office y penetración de la internet

Por sus características, el home office está intrínsecamente relacionado con la penetración de internet. Y este es un tema que varía notablemente a nivel mundial. Específicamente como se menciona a continuación.

México

Según el Instituto Nacional de Estadística y Geografía, en 2019 más del 53 % de los hogares mexicanos tenían conexión a internet. Esto equivale a 77 millones de usuarios, cifra que se preveía aumentara hasta los 95 millones en 2025.

Pero más allá de la tecnología, el home office implica un cambio en la cultura organizacional. En 2019 solo el 40 % de las empresas mexicanas ofrecían a sus empleados la posibilidad de trabajar a distancia. En 2020, se calcula que casi el 70 % de los trabajadores desempeñaron, en algún momento, sus tareas de manera remota.

El resto del mundo

En el norte de Europa el porcentaje de acceso supera el 90 %, mientras que en África apenas alcanza al 23 %.

Mercado laboral

Sin embargo, no solo las empresas tienen cautela para sumarse a esta tendencia. Algunos datos sugieren que los empleados son reacios a trabajar el 100 % de su tiempo desde casa. El 69 % de los trabajadores preferiría una modalidad híbrida, alternando teletrabajo y oficina.

Esta podría ser una alternativa interesante para los empleadores. Y, además, muy rentable. Así lo sugiere una investigación sobre “Teletrabajo en América Latina”, avalada por la Universidad de Guadalajara. El estudio reportó un incremento del 28 % de la productividad en empresas que implementaron el home office dos días a la semana. En esta misma línea, el Instituto Nacional de Estadística cifra el aumento del rendimiento entre 5 y 25 %.

Ventajas del home office

El teletrabajo conlleva beneficios tanto para los empleados como para las compañías. A continuación, se mencionan a detalle.

Traslados

Por ejemplo, en grandes urbes, como la Ciudad de México, se eliminan los tiempos de traslados. Esto puede representar ahorros de aproximadamente 590 horas y MX$ 40,000 pesos al año por empleado.

Estrés

El teletrabajo se relaciona también con una considerable reducción del estrés. Es aún incierto si se trata de un efecto directo o indirecto. Cabe destacar que, generalmente, el home office facilita la conciliación de la vida personal y la mejora de los hábitos de alimentación y sueño. Este dato, sin embargo, debe analizarse con cuidado. Si las condiciones de teletrabajo no son adecuadas, los niveles de estrés pueden incrementarse. Es indispensable que el empleado cuente con los recursos necesarios para cumplir sus tareas.

Por ello el home office debe ser un proceso planificado minuciosamente. El aspecto legal cobra aún mayor importancia, a raíz de las recientes modificaciones de la Ley. En este sentido, la normativa establece que la empresa debe asumir una parte proporcional de los costos de internet, teléfono y electricidad de los teletrabajadores. Igualmente, deben disfrutar de los días de descanso obligatorio, vacaciones anuales y retribuciones, acordes a la ley y contratos colectivos.

Para los directivos

Por su parte, podrían reducir sus costos de operación. Además de minimizar las partidas de arrendamiento de oficinas también disminuirán las facturas de servicios. Asimismo, los gastos de materiales e insumos serán menores.

Para la gestión de recursos humanos

El home office elimina las barreras geográficas. Esto permite a las empresas captar el mejor talento, sin importar su ubicación. Por otra parte, se ha demostrado un mayor grado de compromiso y fidelidad de los empleados. Esto podría responder a la mejora en la percepción de autonomía y respeto que tienen los trabajadores. La flexibilidad y comodidad que supone el trabajar desde casa inciden en su nivel de confianza en la empresa.

Riesgos del home office

Las múltiples ventajas del home office no te eximen de algunos riesgos. A continuación, se mencionan los más comunes.

Seguridad de la información

Uno de los que más preocupa a los directivos tiene que ver con la confidencialidad y seguridad de la información.

Las redes domésticas suelen ser más vulnerables que las conexiones de empresa. Los hackers podrían acceder a datos confidenciales que pongan en peligro la operación de la organización. Para prevenirlo, debe evitarse el intercambio de información a través de plataformas informáticas abiertas. Asimismo, en caso de utilizar dispositivos personales, el trabajador debería configurar su equipo siguiendo estrictos lineamientos de seguridad.

Aislamiento

La ausencia de interacción presencial afecta a muchos empleados remotos. Es importante fomentar el trabajo en equipo y facilitar canales de comunicación entre los trabajadores.

Y, a pesar de que la conciliación es una de las grandes ventajas del teletrabajo, no siempre funciona. El informe de la OIT “Trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar: consecuencias en el ámbito laboral”, alerta sobre este tema. Sus resultados indican que algunas personas tienden a trabajar más horas, prolongando indefinidamente la jornada laboral.

Recomendaciones para un home office productivo

El teletrabajo tiene sus propias exigencias. Tanto el empleado como la empresa deberán hacer ciertos ajustes para aprovechar al máximo sus beneficios. A fin de cuentas, es un cambio en las dinámicas laborales. La buena noticia es que se trata de un proceso ampliamente estudiado y documentado, que puede aprenderse y adaptarse a las características particulares.

El teletrabajador

Una de las tentaciones cuando se trabaja desde casa es pasar por alto las rutinas. Grave error. Lo ideal es mantener algunas pautas que señalen el inicio y fin de la jornada laboral. Los siguientes consejos mejoran tu productividad:

  • Cuida tu apariencia. Aunque el código de vestuario se relaje, evita quedarte en pijama. Usa ropa cómoda, pero envíale señales a tu mente de que es hora de empezar a trabajar.

  • Presta atención a la ergonomía. Vigila tu postura. Trabajar durante horas en una posición incómoda puede acarrear contracturas y lesiones. Es aconsejable elegir un mobiliario cómodo. Busca una silla de altura ajustable. Coloca la pantalla de la computadora al nivel de tus ojos para que no sufras de dolores en el cuello. Controla la iluminación.

  • Crea tu espacio de trabajo. Si es posible, utiliza una habitación para instalar tu oficina. Si no dispones de ese lugar, elige una zona de la casa que sea tranquila y donde puedas tener algo de privacidad.

  • Evita las distracciones. Aléjate del televisor, las redes sociales y otros elementos que puedan perturbarte. Pídeles a tus familiares que respeten tu espacio de trabajo y define reglas claras para evitar las interrupciones.

  • Establece horarios. Aunque estés en casa debes respetar los tiempos de trabajo y descanso. Es útil tener pautas fijas para las horas de la comida y los descansos. Toma en consideración los horarios de tus compañeros y evita interferir con sus horas libres.

  • Usa los recursos apropiados. Antes de adoptar el home office, asegúrate de tener las herramientas necesarias. Verifica tu conexión a internet, su velocidad, el estado de tus equipos y la disponibilidad de los programas informáticos.

La empresa

Además de cumplir con las normativas legales y garantizar que el empleado disponga de los recursos necesarios, el supervisor debe cuidar otros detalles. Esos se mencionan a continuación:

  • Seguridad de la información. Tal como mencionamos, es un aspecto crucial. Los responsables de las Tecnologías de la Información (TI) deben capacitar al personal y suministrarle equipos y programas que garanticen la confidencialidad. Con frecuencia se utilizan conexiones cifradas o plataformas de acceso restringido que permiten hospedar datos en la nube.

  • Comunicación. Este es otro reto del home office. Algunas empresas tienen dificultades para garantizar un correcto flujo de la información y esto acarrea muchos inconvenientes. Es importante contar con canales fluidos y verificar que las instrucciones han sido comprendidas correctamente. Probablemente, en un primer momento esto requiera de un esfuerzo adicional. A medida que los equipos se integren y familiaricen con el trabajo remoto, la dinámica será más transparente y sencilla.

  • Evaluación del desempeño. Establecer métricas de desempeño claras es indispensable para alcanzar los objetivos. Será necesario definir nuevos indicadores, que se adapten a las condiciones de trabajo.

  • Compartir conocimientos. La ausencia de interacción diaria puede dificultar la transferencia de conocimiento. En este sentido es recomendable diseñar mecanismos de difusión que permitan compartir el conocimiento del negocio.

  • Mantener el contacto. Es trabajo de un buen líder garantizar la armonía y colaboración de su equipo. Existen muchas herramientas que permiten a los trabajadores interactuar en línea. Las sesiones grupales, la combinación de home office y trabajo presencial y las actividades de socialización contribuyen a fortalecer los vínculos.

El home office es una oportunidad y un desafío. Tanto las grandes corporaciones como las pymes tendrán que superar muchos retos, pero los resultados valen la pena. Es necesario armonizar el avance tecnológico con la cultura empresarial, para adaptarse a las exigencias de los nuevos tiempos.

Ver también:

  • ¿Qué es el trabajo remoto?

  • ¿Qué es el trabajo a distancia?

  • ¿Qué es el teletrabajo: tipos, ventajas, consejos?

  • Cómo trabajar desde casa con hijos: guía para padres

  • Trabajos desde casa: ventajas, desventajas y ejemplos