La comunicación en la empresa y sus ventajas actuales

Por Equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de septiembre de 2020

La comunicación en la empresa es la clave del éxito, ni más ni menos. Las relaciones laborales se sustentan con el constante intercambio de información, ya sea en forma de comunicación verbal como no verbal. En la sociedad laboral, participan empresas, empleados, representantes de departamentos, representantes gubernamentales, clientes, proveedores, mayoristas, minoristas y un sinfín de actores.

Por este motivo, la importancia de que el mensaje sea claro y constructivo es primordial. La comunicación asertiva, un concepto que seguramente ha escuchado más de una vez, se muestra como una necesidad constante en el día a día de las empresas. A continuación, veremos cuáles son las claves de la comunicación empresarial y qué puede hacer usted para que su mensaje se transmita de manera eficiente y responsable en cualquier etapa del proceso productivo.

La importancia de una comunicación fluida

La importancia de una comunicación fluida dentro de la empresa puede resumirse con los dos siguientes conceptos:

  1. Ahorro de tiempo. Sin duda, una de las mayores ventajas a la hora de disponer de una comunicación fluida transmitiendo un mensaje breve y a la vez claro es el ahorro de tiempo, que en un entorno profesional equivale al ahorro de dinero. Al no ser necesario transmitir más información de la necesaria para realizar las tareas, se descartan malentendidos que puedan resultar en tareas pobremente realizadas, se reduce la burocracia y el número de posibles llamadas telefónicas y se aseguran todos los plazos y fechas de cada proceso.

  2. Aumento del nivel de confianza. Una buena comunicación reducirá los problemas y los malentendidos entre compañeros de trabajo, lo que a su vez impulsará las buenas relaciones entre los mismos, elevando el nivel de confianza y la satisfacción general dentro de la empresa. Al mismo tiempo que aumentará la productividad dentro de la empresa y funcionará mejor de cara a los proveedores y a los clientes.

La comunicación no verbal y el lenguaje corporal

Para hablar del éxito en una comunicación constructiva y fluida, es necesario analizar qué es lo que define un mensaje transmitido con éxito y cuál es la manera de llegar a ello. En este sentido, el foco no solo está en la comunicación verbal sino también en la comunicación no verbal, es decir, el lenguaje corporal. Pero ¿qué es exactamente el lenguaje corporal?

Se trata de la capacidad que tenemos de transmitir un mensaje únicamente mediante el uso de nuestro cuerpo, ya sea en forma de gestos con las manos, miradas, postura, manera de sentarse y reacciones físicas.

La eficiencia de un mensaje mediante el lenguaje corporal depende de cada persona. Es probable que usted ya se haya encontrado a personas que son consideradas muy expresivas y a otras personas que no lo son tanto. Esto no debe suponer un problema a priori ya que estas habilidades, como cualquier otra, pueden ser aprendidas y entrenadas como un músculo. Sin embargo y aunque socialmente esté aceptado que aproximadamente un 75% de lo que transmitimos se origina de la comunicación no verbal, el uso de este tipo de lenguaje puede resultar en ocasiones ambiguo.

Para no prestar lo que quiere transmitir a malentendidos, necesitará acompañarse de una comunicación verbal clara y concisa, evitando mensajes contradictorios, información redundante o detalles innecesarios.

Cómo mejorar la comunicación dentro de la empresa

La comunicación constante, la prueba y error y el volver a intentarlo las veces que haga falta, son las claves del éxito para desarrollarnos como emisores y receptores competentes. La buena noticia es que existen pasos concretos que podemos tomar en la buena dirección.

Comunicación asertiva y empática

Comience a escuchar para comprender a la otra persona y no para esperar a responder usted. Es posible que haga esto último más a menudo de lo que cree y es importante salir de este bucle. Escuche al emisor, póngase en su piel y responda en consecuencia con el mensaje transmitido. Si hace falta, pregunte de vuelta para asegurarse de haberle comprendido bien.

Control del tono de voz, estudio del vocabulario y seguridad de sí

El contenido de su mensaje es importante, pero también lo es su tono. Si no muestra firmeza y seguridad, el mensaje no será tan convincente. Acompañe su voz con una postura erguida y utilice los gestos para ayudar aquello que quiere transmitir. Las manos cumplen un papel muy importante en esta situación.

Imitación y adaptabilidad

Observe la comunicación de los demás, tanto verbal como no verbal. Si considera que una persona es efectiva en su manera de comunicarse, aprenda de ella y estudie sus palabras y sus gestos, pero tenga cuidado de evitar una simple imitación que puede quitarle credibilidad. Para asegurarse de que lo tomen en serio, debe tomárselo en serio usted. Se trata en última instancia de adaptar lo que aprenda a su propia personalidad y a su propio lenguaje corporal. Al incorporar lo que ha observado a sí mismo, la espontaneidad con la que lo implemente será la que determine su éxito comunicativo.

Juegos de rol

Es una técnica que utilizan muchas empresas y consiste en simular la comunicación entre un emisor y un receptor (o varios) en una situación simulada. Ayuda a practicar escenarios controlados para asegurarse de estar preparado una vez ocurran.

Formación online y lectura

Existen multitud de talleres en línea, gratuitos y de paga, que le pueden servir de guía para las claves del éxito en la comunicación empresarial, así como libros y monólogos que le ayudarán en dicho cometido.

Herramientas y elementos de comunicación en el mundo digital

Una vez entendidas las ventajas de transmitir un mensaje claro y los diferentes elementos de la comunicación, será necesario centrarse en las formas de comunicación en el mundo digital. Para ello, contamos con los siguientes elementos que nos ayudarán a transmitir nuestro mensaje. Es importante destacar que en la mayoría de estos casos y a no ser que se trate de una video llamada o un mensaje de video grabado, no entra en juego algún elemento del lenguaje corporal o de la comunicación no verbal. En consecuencia, es imperativo cuidar nuestras palabras más que nunca.

  • Intranet o la empresa en la nube: hoy día, las empresas cuentan con una mejora sustancial en la comunicación interna que se basa en el uso de la intranet o la empresa conectada a la nube, es decir, en un programa instalado y funcionando en un entorno digital interconectado que permita compartir información en tiempo real para que todos los demás empleados autorizados puedan disponer de ella al instante. De esta manera, se ahorra una gran cantidad de tiempo en transmitir la información a cada uno de los interesados. Sin embargo, hay que ser claros ya que una omisión de cualquier dato importante puede desencadenar un malentendido que a la larga resulte en el efecto contrario: perder más tiempo.

  • CRM: la Customer Relationship Management, o CRM por sus siglas en inglés, es otro tipo de software pensado para la relación con los clientes donde se anota toda la información correspondiente a todos los procesos tanto abiertos como cerrados con ellos: ofertas, incidencias, registros de ventas, datos, etc. También funciona como mensajería interna en contextos, por ejemplo, de atención al cliente, ya que diferentes agentes pueden atender a un mismo cliente con información actualizada al momento incluso trabajando de forma remota o en diferentes países.

  • Lista de correo: algo más convencional y a lo que todos estamos acostumbrados desde los inicios de la era digital. Consiste en un boletín de noticias digital, el cual puede dirigirse tanto a los clientes como a los proveedores, para informar de novedades, nuevos lanzamientos de productos, ofertas especiales y cualquier otra información relevante que se quiera transmitir.

  • Video llamada grupal: la mejora en la velocidad de datos y las nuevas tecnologías móviles permiten la realización de video llamadas grupales de gran calidad y con un retraso mínimo en cualquier momento y lugar. Esto permite la incorporación de información gestual muy valorable para transmitir el mensaje deseado con mayor facilidad y menor margen de ambigüedad.

Comunicación fluida y asertiva: una habilidad demandada

No hay duda de que la capacidad de participar en una comunicación fluida, asertiva y empática redunda en un mayor beneficio para todos los actores involucrados en un contexto laboral. Si el trabajador consigue expresarse de una manera profesional dentro de la empresa, ahorrará tiempo, lo que a su vez ahorrará costes y producirá más beneficios a su organización en un futuro cercano. En ocasiones, una buena habilidad comunicativa es más beneficiosa que una habilidad técnica concreta.

Los empleadores conocen este último punto, y es por eso que esta resulta una aptitud cada vez más demandada en los tiempos actuales. Alcanzar el éxito profesional va de la mano de esta habilidad, ya que define la profesionalidad de un trabajador en ámbitos tan importantes como la negociación, el liderazgo y la iniciativa. La comunicación es un arte que se aprende, que se perfecciona y que sirve tanto para la empresa como para la vida personal.