Cómo mejorar tus habilidades de comunicación en el trabajo

Mejorar tus habilidades de comunicación te ayudará en el mundo laboral para lograr tus objetivos. Ya sea que des una presentación, solicites vacaciones o trabajes en equipo, la buena comunicación es esencial para tener éxito y entablar diálogos donde puedas transmitir una idea de forma clara, oportuna y, sobre todo, puntual.

En este artículo, explicaremos cómo mejorar tus habilidades de comunicación en el trabajo y alcanzar tus metas laborales deseadas.

¿Qué es la comunicación?

Entre los varios significados, la Real Academia Española define la comunicación como el trato o la correspondencia entre dos o más personas. Bajo esta premisa, mejorar tus habilidades de comunicación te ayudará a llegar al objetivo de la definición: la correspondencia o el intercambio de ideas.

Ten en cuenta que comunicarse no se trata únicamente de hablar. Nos comunicamos mediante la voz, los ademanes, la vista y la escritura. Ya sea de manera verbal o no verbal, es fundamental saber expresar lo que queremos externar. Una buena comunicación te ayudará en tu trabajo, pero también es una herramienta útil en todos los aspectos de tu vida, desde el aprendizaje y la búsqueda de empleo hasta las áreas más personales.

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¿Cuáles son los elementos de la comunicación?

Para poder comunicarnos mejor y, por ende, mejorar nuestras habilidades, debemos conocer los elementos de la comunicación:

• Emisor: es la persona que emite un mensaje.

• Receptor: es el destinatario del mensaje, es decir, la persona que recibe el mensaje y lo interpreta.

• Mensaje: es la información, el contexto, la opinión, la petición o el propósito de lo que quiere comunicarse.

• Canal: es el medio por el cual se transmite un mensaje.

• Código: es el o los símbolos o signos que se utilizan, como gestos o palabras, a fin de expresar el mensaje que deseamos transmitir. Los códigos que más usamos son el verbal y el escrito.

• Contexto: es la situación o las circunstancias donde se produce la comunicación. Cuando se tiene un contexto claro, la comunicación fluye de manera más sencilla y precisa.

• Retroalimentación: una vez que el emisor externa su mensaje, comprobará si el receptor lo comprendió adecuadamente, tal y como lo intentó transmitir.

Al conocer los elementos de la comunicación, podremos hacer una lista mental para obtener un resultado positivo del último punto: ¿el receptor comprendió adecuadamente lo que quise transmitirle? En general, la respuesta será “No siempre”.

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Los tipos más comunes de comunicación

Existen muchos tipos de comunicación, aunque nos enfocaremos solo en algunos, particularmente en los que nos sean de más ayuda en el trabajo.

• Comunicación verbal. Se caracteriza por las palabras en la interacción entre el emisor y el receptor, así como por el tono de la voz.

• Comunicación no verbal. Esta es la primera comunicación que tenemos desde antes de aprender a hablar. No se utilizan palabras, sino otro tipo de canales, como el contacto visual, la distancia entre el emisor y el destinatario, los gestos, los ademanes, la postura o las expresiones faciales.

• Comunicación sensorial. Nos comunicamos también mediante los sentidos a través de mensajes que llegan al cerebro para transmitir una idea. Este tipo de comunicación es visual, olfativa, gustativa, auditiva o táctil.

• Comunicación vertical. Nos interesa mejorar esta habilidad de comunicación, ya que incluye los niveles jerárquicos en una empresa, sin importar si la línea es de nivel superior al subordinado o viceversa.

• Comunicación horizontal. Es la comunicación que se da en el mismo nivel de la empresa; por ejemplo, entre departamentos o empleados de una misma área.

• Comunicación formal. Este tipo de comunicación se usa para dar órdenes desde los niveles jerárquicos superiores a los niveles de los empleados que deben seguir dichas órdenes.

• Comunicación informal. En una empresa, es la comunicación que se lleva a cabo entre personas o empleados de manera natural y espontánea, sin importar el nivel jerárquico.

Ya que conoces los elementos y los tipos más comunes de comunicación, podrás entonces recordar y aplicar con más facilidad los siguientes puntos para mejorar tus habilidades de comunicación.

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Técnicas para mejorar la comunicación

La psicología nos ofrece una serie de recomendaciones para mejorar nuestra comunicación. Lo óptimo es aplicar todas las recomendaciones a nuestra vida diaria. A continuación, se describen las recomendaciones más importantes que puedes recordar fácilmente para comunicarte de manera clara y eficaz:

1) Organiza tus ideas

En ocasiones, cometemos el error de decir o escribir nuestras ideas tal y como salen de nuestra mente de manera espontánea y, en ocasiones, sin filtros.

Antes de buscar transmitir una idea importante, como solicitar tus vacaciones o pedir un aumento de sueldo, ordena tus ideas. Haz una lista de pros y contras, revisa los puntos y analiza cuáles son verdaderamente relevantes. Es más fácil lograr tus objetivos cuando los presentas de manera organizada, ya que denota interés genuino.

2) Sé específico

Este punto se te facilitará una vez que organices lo que deseas transmitir. El destinatario puede ser una persona con muchas responsabilidades y con tiempos limitados, como un supervisor. Para asegurarte de tener toda su atención, comunícate sin rodeos. Explica tus necesidades de manera cordial y profesional en todo momento.

Una comunicación ordenada denota interés, pero mejor aún, madurez y profesionalismo.

3) Escucha con atención

Ya comunicaste tu idea y es el momento de conocer la retroalimentación. ¿El destinatario pudo comprender tus necesidades, opiniones o inquietudes? Lo sabrás en este momento, así que mantén los oídos y la mente abiertos.

Saber comunicarse es un canal de dos vías. Así como esperas que te escuchen con atención, el receptor espera que tú escuches lo que tiene que decir al respecto. La interrupción puede romper la comunicación y provocar que la otra parte pierda interés en lo que dices. El respeto siempre es un buen consejero.

4) Sé congruente

La comunicación verbal y no verbal debe ser concordante para evitar enviar señales confusas u opuestas. Existen varios tipos de lenguaje no verbal que debes tener en cuenta al momento de comunicarte, es decir, de hablar y de escuchar.

¿Deseas mostrar interés en lo que tiene que decir un reclutador en una entrevista de trabajo? Escucha atentamente con una ligera inclinación corporal hacia adelante. ¿No estás de acuerdo con lo que el emisor te está diciendo? Ten en cuenta que cruzarse de brazos denota desinterés o negativa.

Analiza lo que deseas comunicar y crea una sinergia entre tu lenguaje verbal y no verbal para comunicarte mejor.

5) Lee lo más posible

Leer es uno de los mejores hábitos que puedes tener, no solo para cultivar tu mente, sino también para comunicarte mejor, en especial porque te dará y te recordará la buena gramática y ortografía. La comunicación escrita es tan importante como la verbal. Una carta, un correo electrónico o un documento laboral redactado con faltas de ortografía o puntuación podrían indicar desinterés y poco profesionalismo.

Si lo consideras necesario, apóyate de una persona con buena ortografía y redacción para que lea tu escrito antes de enviarlo. Si esto no es posible, utiliza el corrector ortográfico de tu computadora y siempre relee lo que escribiste antes de enviarlo.

Este punto va de la mano con la organización de ideas. Recuerda los pasos de esta fórmula: piensa, escribe, lee, corrige, envía.

6) Sé empático

El mensaje que intentas comunicar podría tener una retroalimentación inesperada, como la negativa de una petición o la falta de receptividad por parte del destinatario. Antes de tomar las cosas de manera personal o de responder abruptamente, trata de ponerte en el lugar del receptor y comprender lo que te está diciendo.

Por ejemplo, ¿solicitaste vacaciones y te las negaron? Es probable que la empresa esté corta de personal en esas fechas y necesite de tu apoyo. Busca negociar, pero ten en cuenta que, para hacerlo, se necesita la apertura y el reconocimiento de las necesidades de ambas partes para que todos ganen.

No olvides que la práctica hace al maestro. Para lograr comunicarnos eficazmente, necesitamos practicar estos pasos. Puedes intentarlo con las personas más cercanas de tu círculo, como familiares, amigos y colegas, y luego pedirles consejos sobre cómo mejorar tus habilidades de comunicación. Con estos pasos, es fácil lograrlo y puedes practicar todos los días.

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