Qué hace un asistente virtual: las tareas más comunes en su día a día

Actualizado el 24 de marzo de 2023

Muchas organizaciones en crecimiento tienen una considerable carga de trabajo, pero no poseen los recursos para contratar más personal de tiempo completo. Es ahí donde entra la figura del asistente virtual, una persona encargada de apoyar a la empresa en estas labores de manera remota. Esta posición es ideal para pequeñas y medianas empresas que tampoco tienen el espacio para instalar el área de trabajo de un asistente presencial.En este artículo, describiremos qué hace un asistente virtual y veremos cuáles son las ventajas de este puesto tanto para el asistente como para la empresa que lo contrata.
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Qué es un asistente virtual

Un asistente virtual es una persona que trabaja en remoto y brinda ayuda a las empresas en diversas tareas administrativas o comerciales. Para trabajar como asistente virtual se pueden ofrecer servicios como freelancer o ser parte de una agencia que se encarga de conseguir asistencia virtual a las organizaciones.Te puede interesar: Carrera de asistente virtual: lo que debes saber

Qué hace un asistente virtual

El apoyo que brinda la asistencia virtual se enfoca en tareas diversas, que pueden variar según el tipo de negocio y sus necesidades particulares. Agrupamos varias de las tareas que hace un asistente virtual según el tipo de actividad:

Gestión de calendario

Las pequeñas empresas necesitan coordinar todas sus actividades y organizar su tiempo inteligentemente para no desaprovechar ninguna oportunidad. Un asistente virtual puede apoyar con lo siguiente:
  • Hacer llamadas para coordinar citas.
  • Confirmar, cancelar o reprogramar reuniones.
  • Hacer recordatorios sobre las actividades en la agenda.
  • Llevar un registro de tareas pendientes.

Tareas de recepción

Aunque se encuentre a distancia, quien trabaja como asistente virtual puede recibir llamadas y transferirlas a otras personas. Esto es muy útil para los pequeños emprendimientos que no tienen una oficina física, porque da una imagen de mayor formalidad. Estas son otras tareas de recepción que puede llevar a cabo:
  • Recibir mensajes de voz y transcribirlos.
  • Tomar recados vía telefónica.
  • Atender a las personas que llaman para solicitar información.

Gestión de contactos

Otra de las funciones de la asistencia virtual es llevar un control de las listas de clientes, proveedores y otros contactos. Los propietarios de pymes pueden ahorrar mucho tiempo si su asistente virtual se encarga de estas tareas:
  • Actualizar datos en las listas de contactos.
  • Revisar emails y actuar según se necesite: responder, eliminar o reenviar mensajes.
  • Organizar los contactos según el tipo de relación: proveedores, clientes, empleados, prospectos, socios, etc.
  • Agregar nuevos contactos.
  • Administrar el software de gestión de clientes (CRM).

Gestión de viajes

Se puede encomendar a un asistente virtual que se encargue de organizar viajes de negocios o placer, desde los vuelos y el alojamiento, hasta las reservaciones en restaurantes y actividades recreativas. Las ventajas de encomendar esta labor es que como asistente virtual puede tomarse el tiempo de hacer lo siguiente:
  • Investigar los precios más convenientes de vuelos y hoteles.
  • Comprar los boletos de avión.
  • Hacer reservaciones en hoteles.
  • Gestionar todo lo necesario para llevar a cabo reuniones de negocios.
  • Atender a clientes y proveedores mientras se está de viaje.

Desarrollo de negocios

Esta persona puede ser un gran apoyo para el crecimiento de la empresa. Quien emprende un nuevo negocio no puede estar en todo, pero cuando se está despegando hay demasiadas cosas por hacer. Un asistente virtual puede encargarse, por ejemplo, de estas funciones:
  • Investigar clientes potenciales en redes sociales.
  • Buscar direcciones de email o números telefónicos.
  • Diseñar presentaciones para clientes.

Administración y contabilidad

Para negocios que ya están en marcha y creciendo, las tareas de administración, contabilidad y recursos humanos se multiplican. Se puede contar con asistentes virtuales especializados en alguna de estas áreas para apoyar a la empresa. A continuación, describimos algunas de sus funciones:
  • Ordenar la inmensa cantidad de datos que se generan día a día.
  • Revisar los CV de los candidatos para un puesto y seleccionar a quienes se ajusten mejor a los requisitos del puesto.
  • Mantener los libros de contabilidad.
  • Crear y enviar facturas.
  • Hacer cobros y pagos.

Asistencia personal

El apoyo virtual no se limita a funciones de oficina, también se pueden aprovechar los servicios de asistencia para cuestiones personales, por ejemplo:
  • Reservaciones en restaurantes, citas médicas o de spa.
  • Hacer compras.
  • Investigar, comprar y enviar regalos.
  • Encargarse de todo lo necesario para ofrecer una fiesta o una cena, desde la confirmación de la lista de invitados, hasta la contratación de banquetes o música.

Gestión de redes sociales

Un negocio debe tener presencia en línea y mantener sus cuentas activas, ya que esto le permite obtener visibilidad y crear una comunidad que atraiga nuevos clientes. Un asistente virtual puede encargarse de lo siguiente:
  • Responder los mensajes de los seguidores y atender con eficiencia sus dudas, felicitaciones y reclamos.
  • Compartir información valiosa, informativa o divertida para los seguidores.
  • Informar sobre promociones y nuevos productos.
  • Crear un calendario de publicaciones para mantener las cuentas activas.
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Ventajas de trabajar como asistente virtual

Ofrecer tus servicios como asistente virtual tiene muchas ventajas, como por ejemplo:
  • Es una actividad que se puede llevar a cabo desde casa.
  • No tienes que limitarte a un solo cliente; si tu horario lo permite, puedes trabajar para dos o más organizaciones al mismo tiempo.
  • Puedes trabajar para empleadores en otras ciudades o incluso en otras partes del mundo.
  • Es un trabajo que te brinda gran flexibilidad.
  • Puedes ofrecer tus servicios como freelancer o trabajar en una agencia que brinde servicios de asistencia virtual.
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Ventajas de la asistencia virtual para un negocio

En términos generales, estas son las ventajas que representa la asistencia virtual para un negocio:
  • Aligera la carga de las tareas recurrentes o repetitivas, y permite a los gerentes y directivos enfocarse en tareas más relevantes para su puesto.
  • No son trabajadores internos de tiempo completo, son contratistas que pueden trabajar por horas.
  • Da una imagen más profesional al negocio, ya que los asistentes virtuales se encargan de hacer y recibir llamadas, responder emails y tratar con clientes y proveedores.
  • La persona encargada de la asistencia virtual puede ser especialista en algún área según las necesidades del negocio, por ejemplo, contabilidad o manejo de redes sociales.
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Cuánto gana un asistente virtual

Los ingresos de un asistente virtual dependen de muchos factores, como la cantidad y tipo de funciones, si trabaja en agencia o por su cuenta, y la empresa o empresas a las que presta sus servicios. En promedio, el salario para un asistente virtual en México es de $10,393 mensuales.Visita el apartado de empleos de Indeed para encontrar puestos de asistente virtual.Los dueños de pymes deben trabajar en su futuro y concentrarse en crear nuevos productos o servicios que superen a los de la competencia. Las tareas rutinarias, como responder emails o rellenar formularios, son fugas de tiempo que podría usarse en actividades de mayor valor para el negocio. La asistencia virtual es la solución que muchas de estas empresas buscan y tú, con tus habilidades de organización, gestión de tiempo y atención a los detalles, podrías brindarles el apoyo que necesitan.Los salarios reflejan los datos registrados en Indeed Salarios en el momento de redactar este artículo. Pueden variar dependiendo de la empresa que contrata y de la experiencia, historial académico y ubicación de los candidatos.
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