¿Qué hace un asistente de dirección?

Actualizado el 13 de noviembre de 2022

Un asistente de dirección colabora con los distintos departamentos de una empresa para llevar a cabo su trabajo. Es un profesional que trabaja en las áreas ejecutivas, pero ¿qué hace un asistente de dirección exactamente? Es muy importante conocer las funciones que desempeña un asistente de dirección en una empresa porque podría influir positiva o negativamente en el éxito y crecimiento de la compañía. En este artículo, te enseñaremos cuáles son las funciones, las responsabilidades y las habilidades más importantes que debe tener un asistente de dirección.
Empleos relacionados en Indeed
Empleos de medio tiempo
Ver más empleos en Indeed

¿Qué hace un asistente de dirección?

El asistente de dirección es un empleado con un amplio conocimiento del desempeño y la gestión de las operaciones. Es una persona competente para asumir las responsabilidades que se le deleguen. En general, trabaja con los directores de una empresa en donde gestiona, coordina, organiza, y planifica las actividades de soporte y administración. El asistente de dirección supervisa el progreso y mejora la productividad, siempre garantizando el cumplimiento de las reglas y normas.Un asistente de dirección es un líder con pensamiento crítico, listo para resolver problemas antes de que estos se conviertan en un obstáculo. Su meta es lograr los objetivos de productividad y la satisfacción de los empleados, y sus actividades administrativas provienen directamente de su supervisor, es decir, el director. Sin importar el giro de la empresa, todas requieren de un asistente de dirección para ejercer distintas funciones, como las que analizaremos a continuación.

Funciones de un asistente de dirección

No importa el tipo de dirección en donde uno se desempeñe, ya que las funciones de un asistente de dirección serán prácticamente las mismas. Con el tiempo, este puede convertirse en la mano derecha del director debido al valor de su apoyo en las actividades que realiza. Dentro de las funciones más comunes en las distintas áreas podemos ver las siguientes:
  • Organización y planificación de la orden del día diaria del director.
  • Elaboración de informes y cualquier otro documento pertinente, como presentaciones o propuestas.
  • Atención a clientes bajo niveles de calidad y ética institucional mientras esperan reunirse con el director.
  • Control, protección y almacenamiento de la documentación confidencial.
  • Organización de los expedientes y documentos.
  • Mediación entre el personal para resolver dudas y evitar quejas.
  • Organización y administración de las comunicaciones de la dirección y coordinación de las actividades.
  • Gestión y manejo de sistemas tecnológicos y manuales de información.
  • Asistencia a los eventos para apoyar en la gestión.
  • Organización de la información que se utiliza en diferentes reuniones, como carpetas, material audiovisual o presentaciones digitales.
  • Capacitación individual y colectiva del personal nuevo.
  • Actividades de relaciones públicas en la empresa.
  • Organización de eventos o celebraciones de la empresa.
  • Supervisión del progreso y la ejecución de las tareas del nuevo personal.
  • Vocero a nivel departamental o corporativo.
  • Presentación de expedientes, documentos legales o financieros.
  • Selección y archivo de documentos y comunicaciones.
  • Detección de problemas y necesidades.
  • Anticipación de soluciones para evitar los problemas con base en la información disponible.
  • Toma de notas de información relevante para hacer recordatorios.
  • Atención a llamadas telefónicas, programación de citas o servicio de recepcionista.
  • Responsabilidad de reclutar y contratar a nuevo personal.
  • Asignación de proyectos a los empleados, elaboración de cronogramas semanales o mensuales, y alineación con el flujo laboral diario.
  • Registro de los gastos departamentales y desarrollo de oportunidades para mejorar.
El asistente de dirección es responsable de organizar las iniciativas empresariales y garantizar el cumplimiento de los objetivos. Por ende, su carga laboral incluye estas funciones que aumentan la productividad en general. Asimismo, el asistente de dirección tiene una serie de responsabilidades para poder llevar a cabo sus funciones. A continuación, te mostramos las responsabilidades más habituales que tiene un asistente de dirección.

Responsabilidades de un asistente de dirección

Cuando una persona desea trabajar como asistente de dirección, es muy importante que analice la siguiente lista de responsabilidades y se asegure de que pueda llevarlas a cabo:
  • Participar y planear las actividades departamentales y el logro de las metas.
  • Llevar a cabo las tareas asignadas por el director de la manera más eficiente posible.
  • Elaborar informes y presentarlos al director o a otros ejecutivos.
  • Asistir al director en la coordinación y programación de las actividades diarias.
  • Supervisar el logro de los objetivos.
  • Garantizar que el trabajo dentro del desempeño del departamento cumpla con las normas y las políticas internas de la empresa.
  • Trabajar con el director para coordinar y supervisar las operaciones diarias del departamento.
  • Registrar el alcance de los objetivos.
  • Recopilar informes y presentarlos a los gerentes de nivel superior o inferior.
  • Garantizar el cumplimiento de las políticas y el reglamento interno por parte del personal.
  • Ayudar en el desarrollo y la implementación de los planes y las metas del departamento.
  • Llevar a cabo responsabilidades relevantes del personal, como la contratación, capacitación o evaluación.
  • Mantener un programa de eventos y representar a la empresa cuando sea necesario.
Como podemos ver, se requieren muchas habilidades para ser asistente de dirección debido a la importancia de las responsabilidades a su cargo.

Habilidades de un asistente de dirección

Dado el nivel de conocimiento y responsabilidad que tiene un asistente de dirección, es fundamental que cuente con ciertas habilidades para realizar todas las funciones necesarias para el puesto. A continuación, ahondaremos en las seis habilidades más importantes que se requieren para el puesto de asistente de dirección:

Ser dinámico y proactivo

Si bien hablamos de habilidades que buscan casi todas las empresas, para el asistente de dirección, ser dinámico y proactivo es sumamente importante porque debe aportar para que haya un buen ambiente empresarial para el cumplimiento de las actividades de los empleados. Las funciones administrativas son versátiles, por lo que debe ser capaz de administrar el funcionamiento operativo de la empresa.

Tener facilidad para relacionarse con el equipo

Un asistente de dirección debe ser capaz de relacionarse positivamente con los empleados de distintos departamentos y procurar llevar un ambiente laboral de respeto y buena convivencia. Dado que es un colaborador directo del área más alta de la empresa, también da la cara por ella ante los empleados, clientes, proveedores y usuarios. Por esta razón, los reclutadores buscan a personas que puedan llevar buenas relaciones interpersonales para poder dirigir al personal y resolver conflictos.

Ser una persona organizada

Las funciones de un asistente de dirección implican poder llevar varios procesos a la vez en momentos muy específicos. Coordinan las actividades de varias personas o de muchos empleados, por lo que la organización es de suma importancia para el buen funcionamiento de la empresa.

Orientarse al cumplimiento de objetivos

En el caso de las empresas relacionadas con las ventas o grandes carteras de clientes, un asistente de dirección debe evaluar el progreso de las actividades comerciales y anticipar los resultados. Si encuentra algún obstáculo que impida llegar a las metas, deberá buscar las soluciones pertinentes a tiempo.

Mantener la confidencialidad

Dado el puesto, el asistente de dirección tendrá información sensible en sus manos, como propuestas, contratos, estados financieros o presentaciones de productos nuevos. Debe garantizar a la empresa que toda la información que pase por sus manos se manejará con la más estricta confidencialidad.

Estar dispuesto a aprender

Al igual que en todas las profesiones, y debido a las innovaciones tecnológicas que nos envuelven día a día, un asistente de dirección debe tener sed de aprendizaje para poder aplicar los nuevos conocimientos, transmitirlos y estar a la vanguardia.Además de las anteriores, un asistente de dirección debe contar con las siguientes habilidades:
  • Poder capacitar, inspirar y motivar a los empleados.
  • Contar con capacidad de liderazgo.
  • Centrarse en los resultados y la resolución de problemas.
  • Tener la capacidad de hacer varias tareas a la vez.
  • Proporcionar asistencia en la gestión del tiempo.
  • Prestar atención a los detalles.
  • Tener excelentes dotes de comunicación verbal y escrita.
  • Tomar notas de información precisa.
  • Atender al público.
  • Ser eficiente en el trabajo.
  • Tener iniciativa.
  • Poder trabajar en equipo.
  • Tener y aportar motivación para el logro de objetivos.
  • Dominar las herramientas de oficina y aplicaciones en línea.
  • Gestionar el tiempo y el rendimiento personal.
  • Ser receptivo.
  • Contar con el criterio para determinar la importancia de los problemas.
  • Tener la capacidad de transmitir y seguir instrucciones eficazmente.
Todas las habilidades pueden adoptarse mediante una formación académica centrada en la administración.Relacionado: Habilidades administrativas: características y ejemplos

Capacitación y estudios de un asistente de dirección

Como puedes observar, el puesto de asistente de dirección es de gran importancia y, en consecuencia, muchas empresas podrían esperar ciertos estudios académicos para asegurar que el prospecto pueda cumplir con las funciones. En línea, puedes encontrar diversos cursos para incrementar tus conocimientos administrativos y de liderazgo. Los antecedentes académicos que normalmente se buscan en un asistente de dirección son los siguientes:
  • Licenciatura en Administración de Empresas o carrera afín.
  • Cursos, capacitaciones o maestría en Asistencia de Dirección.
  • Cursos de Informática.
  • Cursos especializados según el giro de la empresa, como mercadotecnia, hotelería y turismo, salud o comercio.
Ahora que ya conoces qué hace un asistente de dirección y todo lo que su labor implica, es momento de que redactes un gran currículum y aprendas a buscar de la mejor manera el empleo que deseas.Relacionado:
Compartir:
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Email
¿Te resultó útil este artículo?

Explorar más artículos