Ventajas y desventajas de Kanban

¿Buscas hacer un cambio y potenciar el funcionamiento de las tareas dentro de tu empresa y te interesaría elevar la productividad y mejorar la gestión financiera de tu industria? En este artículo te damos a conocer las ventajas y desventajas de Kanban, que es un sistema japonés de organización que puede significar un cambio en tu vida.

Qué es Kanban y por qué se recomienda

Kanban es un método que creó hace tiempo un japonés que, mientras trabajaba, descubrió la manera de optimizar los recursos para que mejorara la inversión, la liquidez de la empresa y la utilización de los recursos. Esto significó un avance fundamental para su trabajo y, posteriormente, para muchos otros negocios que lo utilizaron.

Con el tiempo, esta idea ganó peso y hoy en día es parte del proceso de algunos modelos de producción. Del mismo modo, lo usan algunos creadores de software que siguen sus principios. Con ello, ambos grupos, elevan sus niveles de calidad y productividad. Te mostramos a continuación algunos de los objetivos que pueden formar parte de tu plantilla laboral:

• Elevarás el rendimiento y verás un cambio inmediato en la secuencia de acciones.

• Agilizarás la actividad de tus empleados.

• Determinarás con más claridad el sistema de repartición por zona.

• Responderás de manera más exitosa y puntual a tus clientes.

• Podrás organizar mejor las entradas y salidas de tus ingresos.

Cómo emplear este recurso

Existe un material muy simple para hacer de este método algo funcional. Cada negocio puede adaptarlo según su necesidad. Cuando comprendes la base de la metodología, puedes elegir cómo y cuál es el modelo que aplicarás. Utilizar el método Kanban básico podría determinarse de la siguiente manera:

1. Establecer, una a una, las asignaturas por hacer.

2. Determinar su nivel de prioridad en función de los objetivos y su proceso de elaboración.

3. Colocar las tareas en el lugar correspondiente dependiendo la etapa en la que se encuentran.

4. Mostrar la cadena de producción a todo el equipo para dar seguimiento, descubrir las fallas en el momento, resolverlas y permitir que la producción pueda continuar.

El método Kanban básico o tradicional requiere de un tablero dividido en columnas que representan cada etapa del proceso. Entre más partes puedas dividir la tarea, mayor será el resultado, ya que la idea es mantener visible y clara la secuencia que se llevará a cabo.

Seguido de esto, son necesarias unas tarjetas que muestren las actividades específicas por separado, por ejemplo: “sin iniciar”, “en curso” o “terminada”. Esto permite que todo el personal visualice y dé seguimiento para que haya un avance hasta que esa acción queda concluida.

Ventajas de emplear esta metodología

Como cualquier iniciativa de cambio o ajuste, necesitas conocer las ventajas y desventajas de Kanban. A continuación, te mostramos los puntos favorables de utilizarlo:

• Mejoras la distribución de las tareas: cuando separas las acciones por hacer, las que están en curso y las terminadas, todo tu equipo lleva un mejor ritmo, es más eficiente, sabe hacia dónde dirigirse y anticipa el siguiente paso.

• Consigues agilidad: cuando mides el proceso total que implica cada acción, te logras dar cuenta si las cosas funcionan como esperabas, y si no, puedes trabajar en los ajustes necesarios.

• Organizas la carga laboral: al tener claro el flujo de trabajo por etapa, consigues distribuir aquello que asignas y cumples la meta dentro del tiempo que estipulaste.

• Evitas el exceso de trabajo: cuando tienes clara la duración de cada labor y te anticipas a las siguientes acciones, logras evitar una sobrecarga y delegar mejor las actividades por desempeñar.

• Aumentas la calidad de tus productos: al organizar mejor el tiempo y la producción consigues concentrarte en los errores y solucionarlos.

• Consigues entregas puntuales: cuando toda la organización fluye y tienes noción del funcionamiento de cada tarea y etapa, puedes responder a tus clientes a tiempo.

• Tienes mayor consciencia de productividad: al tener tableros de este tipo a la vista, revisas con facilidad cómo y en qué etapa se encuentra cada actividad.

• Es fácil de hacer: al tener clara la actividad y los objetivos que hay que conseguir, logras empezar a ponerlo en práctica y haces correcciones cuando lo necesitas.

• Fomentas la labor en equipo: con la visibilidad de la misión de tu plantilla laboral, el personal está atento a lo que hay que hacer, de quién depende y con quién necesita coordinarse para ejecutar su labor y conseguir en conjunto a meta establecida.

Esto puede darte una guía más clara de las razones por las que todo esto puede significar un cambio enriquecedor donde propicias un ambiente de trabajo más sano y productivo.

Las desventajas de utilizar este proceso

Este sistema nace de la filosofía para la fabricación conocida como “justo a tiempo” o JIT (del inglés just in time). En él, surge la idea de que solamente debes producir cuando hay demanda para elaborar únicamente la cantidad exacta de productos en el tiempo adecuado. Este principio y algunas otras reglas forman parte de los nuevos retos que tendrás que implementar. Por ello, te mostramos a continuación algunos puntos débiles que debes considerar si decides utilizar este sistema.

• No aplica para todas las industrias: Kanban no es de utilidad para todo tipo de industria, por lo que deberás analizar si es lo que necesitas, y si no, buscar otra solución.

• Su utilidad es reducida: cuando tienes grandes metas que alcanzar y limitas el número de tareas, es probable que, al momento de distribuirlas, parte del personal quede inactivo.

• Puede ser abrumador: cuando tienes muchas acciones juntas y no hay avances, ya sea por falta de organización u otra dificultad inesperada, hay más tensión que solución. Por ello, es esencial que valores cuando te puede ser útil y cuando no lo es.

• No contempla imprevistos: si llegara a existir una productividad más elevada, es muy difícil planificar y dividir los pasos, por lo que es mejor utilizarlo en situaciones más reducidas y controlables.

• Puede resultar complejo de ejecutar: aun cuando es un método útil y accesible, sus fundamentos se basan en modalidades y principios orientales, por lo que la diferencia cultural puede significar un obstáculo. Te sugerimos analizar los pasos y principios para poderlos incluir de forma adecuada en tu ámbito laboral.

La manera en que decidas poner en acción todos estos cambios es muchas veces el factor principal para que funcionen. Considera mostrar una buena adaptabilidad laboral y contagiar a tus empleados de nuevas ideas con actitud y, sobre todo, poniendo el ejemplo.

La importancia de conocer los principios de esta práctica

Para poder implementar este concepto es buena idea consultar algún experto en negocios o formarte en alguna de las carreras de negocios donde puedes obtener un buen manejo de las finanzas, la contabilidad de y una manera integral de aplicar todo esto para tu beneficio. Aun así, te recomendamos que sigas algunos puntos esenciales que facilitarán el modo de poner esto en práctica.

Contempla el flujo de trabajo

Cuando tienes noción de todo lo que implica elaborar cada producto puedes desgranar y establecer cada paso por más mínimo que parezca para convertirlo en una tarea y dar seguimiento. Con esto consigues también que haya mayor comunicación y claridad en la etapa que está y lo que falta por concluir.

Determina el ciclo de inicio a fin

Tener control sobre las acciones y su avance te asegura un ritmo en donde logras acelerar o disminuir la velocidad, pudiendo determinar su tiempo de entrega bien optimizado.

Soluciona errores en el momento

Al estar pendiente de cada paso, corriges de inmediato cualquier defecto que surja y evitas pérdidas en tu control de calidad. También logras ajustar y hacer rendir mejor tu tiempo y ser productivo.

Optimiza y expande tus opciones de mejora

Una vez que tu equipo tiene claro el procedimiento hay más comunicación y puedes notar los obstáculos en donde los engranes de flujo no funcionan, y así das solución a cualquier parte que limite que todo funcione de manera ordenada.

Puedes consultar más sobre este método en línea para poder comprender mejor las reglas y las bases que te permitan estructurar un plan de trabajo que se adapte a tu perfil y al de tus trabajadores. Recuerda que siempre es bueno introducir novedad y darle un nuevo giro a tu lugar de trabajo, y esta puede ser una oportunidad muy provechosa y te animamos a probarla.

Nota: Ninguna de las empresas, instituciones u organizaciones mencionadas en este artículo está afiliada a Indeed.