Cuáles son las funciones del departamento de ventas

Actualizado el 30 de enero de 2024

El equipo de ventas de una empresa no solo se encarga de conseguir clientes para sus productos o servicios. Las funciones del departamento de ventas son complejas y buscan cumplir diversos objetivos comerciales para hacer crecer la empresa. Estas actividades requieren de herramientas y estrategias llevadas a cabo por profesionales que reúnen habilidades específicas. Un trabajo en el departamento de ventas es muy gratificante e implica continuos retos. En este artículo vamos a hablar de las funciones y los roles de un departamento de ventas.
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Objetivos principales del departamento de ventas

El departamento de ventas desarrolla actividades encaminadas a atraer, de la forma más rápida y económica posible, a consumidores que adquieran los productos o servicios de la empresa. También crea estrategias para que sigan comprando a través del tiempo. Para lograrlo, este departamento se centra en los siguientes objetivos:

Atraer y convertir clientes

Uno de los objetivos del departamento de ventas es encontrar clientes potenciales. Muchas veces estos prospectos ya tuvieron un acercamiento al producto gracias al departamento de marketing, el cual se encargó de prepararlos para la compra. Pero en ocasiones estos posibles clientes no conocen nada del producto, entonces hay que educarlos y "convertirlos". Es tarea del departamento de ventas identificar en qué etapa se encuentra el prospecto y retenerlo hasta cerrar la venta. Para ello, se utilizan estrategias según los motivos que impulsan a cada persona a comprar. Te puede interesar: Qué hace un prospectador y por qué es importante

Retener clientes existentes

Retener antiguos clientes es igual de importante que atraer nuevos prospectos, y resulta menos costoso. 79% de las empresas considera que es más caro atraer nuevos clientes que retener existentes. El departamento de ventas debe procurar mantener una relación cercana y de confianza con sus consumidores habituales, que preferirán la marca por el valor que les da a cambio y estarán más dispuestos a probar los nuevos productos que lance la marca.

Hacer crecer el negocio

Por lógica, a mayor tasa de conversión y retención, mayor crecimiento. Cuando se obtiene la lealtad y confianza de los clientes, estos estarán dispuestos a recomendar la marca con sus conocidos y amigos, o dejar una buena reseña en redes sociales. Estas acciones, sin duda, tienen un impacto positivo en el crecimiento del negocio.Relacionado: Diferentes tipos de vendedores y sus características

Funciones del departamento de ventas

Las funciones de quienes integran un departamento de ventas varían según el tipo de empresa y los productos o servicios que ofrece. Pero cada una de sus actividades deben enfocarse en cerrar la mayor cantidad de ventas en el menor tiempo posible, sin descuidar que este proceso sea personalizado para cada cliente. siempre persiguiendo objetivos bien definidos, realistas y orientados al crecimiento de la empresa. Entre ellos:

Investigación de mercado

La investigación de mercado permite identificar al tipo de personas que podrían interesarse en adquirir determinado producto. Con esta información, el equipo de ventas tiene datos precisos de personalidad y los motivos que le impulsan a comprar, y junto con el departamento de marketing diseñan estrategias para enviar los mensajes correctos en el momento preciso. Con la investigación de mercado también puede conocerse la ruta que sigue un prospecto hacia la compra. Durante este viaje del cliente se producen distintos acercamientos, y es tarea del departamento de ventas identificarlos. Estar presente en los distintos puntos de contacto facilita un rápido avance hacia la compra.Relacionado: Qué hace un gerente de compras a diario

Crear estrategias de ventas

Las estrategias de ventas son planes para vender un producto o servicio, buscando posicionarse como una opción distinta y superior a las de los competidores. Su función es brindar objetivos claros y encaminar a los prospectos hacia la compra. Los planes de ventas incluyen información relevante como el perfil del cliente ideal, estudio de mercado, la metodología de ventas e indicadores clave de rendimiento (KPI), etc. Este plan unifica los esfuerzos del equipo de ventas y la experiencia de compra del cliente.Relacionado: Qué hace un ejecutivo comercial

Atención al cliente

Un buen servicio al cliente tiene un impacto positivo en las ventas. Al vivir una buena experiencia, los consumidores son más propensos a realizar compras adicionales o recurrentes. Esto se logra cuando el departamento de ventas sigue una política de atención al cliente que incluye:
  • Respuestas rápidas. Los consumidores desean obtener lo que quieren rápidamente o se corre el riesgo de que se vayan con alguien más. Responder inmediatamente y ofrecer soluciones a preguntas o problemas es crucial para la retención y una buena experiencia de cliente.
  • Seguimiento. el cliente espera que se dé un seguimiento a su historial, independientemente del medio de contacto que utilice. Si primero envía un mensaje por redes sociales para exponer un problema y después realiza una llamada telefónica, esperará que el operador conozca su situación y le atienda de la misma manera.
Relacionado: Habilidades de atención al cliente

Estudiar los indicadores de desempeño

Los indicadores de desempeño, o KPI, son métricas que sigue el departamento de ventas para comprobar la efectividad de sus estrategias y hacer ajustes. Estos indicadores pueden seleccionarse según necesidades de la empresa y del equipo. Algunos KPI importantes pueden ser:
  • Costo por cliente potencial. Permite medir el éxito de las campañas enfocadas a atraer nuevos clientes potenciales de ventas. Indica cuánto se tuvo que gastar por cada prospecto. Si el costo por cliente potencial es bajo es porque se logró atraer a un gran número de personas y se utilizaron los medios adecuados.
  • Clientes potenciales calificados en marketing. Estos son los prospectos que pasaron por el departamento de marketing y se entregaron a ventas para continuar con el proceso de compra. Al analizar el proceso que lleva a los posibles clientes a este punto, se pueden resaltar las acciones efectivas en el proceso de marketing.
  • Retención de clientes. La retención de clientes mide la eficacia del departamento de ventas para retener clientes a largo plazo. Permite identificar en qué etapas del proceso de preventa y posventa se pierden clientes, y así, mejorar esfuerzos.
  • Costo por adquisición de cliente. Este KPI determina cuánto le cuesta a la empresa adquirir un nuevo cliente. Incluye los esfuerzos de marketing y ventas necesarios para que un prospecto tome una decisión de compra. Con este indicador se pueden diseñar rutas más eficientes para el viaje del cliente.
  • Ingresos por ventas. Mide el crecimiento del negocio por la generación de ingresos de ventas. Permite determinar tendencias, hacer proyecciones y establecer objetivos de venta.
Relacionado: Qué hace un promotor de ventas

Roles del departamento de ventas

Los integrantes del departamento de ventas trabajan en conjunto para cumplir con las metas diarias, mensuales, trimestrales y anuales. El tamaño del equipo varía según tamaño de la empresa. Estos son los principales roles que lo integran:
  • Gerente de ventas. El gerente de ventas es el responsable del equipo, encargado de contratar, supervisar y capacitar a nuevos elementos. Establece los objetivos de ventas, administra el presupuesto y analiza el desempeño de todo el departamento.
  • Subgerente de ventas. En organizaciones de gran tamaño existe el rol de gerente de ventas adjunto o subgerente, quien apoyará al gerente en sus funciones. Es el intermediario entre este y el equipo.
  • Ejecutivos de cuentas. También conocidos como representantes de ventas, son los encargados de tratar directamente con los clientes. Hacen su trabajo de distintas maneras, ya sea virtualmente, por teléfono, en convenciones, salas de ventas o directamente en el domicilio de los clientes.
  • Representantes de éxito del cliente. También conocido como representante de servicio al cliente, su función principal es la retención de clientes existentes. Mantienen una relación con ellos, dan seguimiento a sus compras anteriores y se comunican cuando es necesario renovar servicios.
  • Especialistas en ventas. En algunos departamentos de ventas se incluyen expertos en todas las facetas del producto o servicio. Un especialista en ventas es el encargado de resolver preguntas o problemas complejos de los clientes.
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