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Empleos de Estafeta en Ciudad de México

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Job Post Details

Este empleo caducó en Indeed
Entre otros motivos, esto podría deberse a que la empresa ya no acepta postulaciones, no está contratando de forma activa o está evaluando las postulaciones.

Operador de Oficina - job post

Ipas
25 evaluaciones
Ciudad de México
Tiempo completo

Ubicación

Ciudad de México

Descripción completa del empleo

Responsabilidades:
Administrar los inventarios de manera física realizando sistematizaciones de mínimo y máximo de materiales relacionados a la operación de la oficina tales como:
✓ Inventario de publicaciones de Ipas (impresiones)
  • Apoyar al Administrador de compras y operador contable en el conteo y ejecución de:
✓ Inventarios de medicamentos para donación y material de donación.
✓ Inventarios de activo fijo de material promocional, materiales médicos para capacitación, modelos pélvicos(caballetes, jeringas, cánulas, RCP, fetos, etc.).
  • Administración de caja chica.
  • Control de bodega: gestiona y coordina envío de donaciones o materiales para capacitación.
  • Organizar operaciones y procedimientos de oficina.
✓ Generación de citas para visitas y personal de staff, coordinación de salas dentro de la oficina.
  • Colaborar con la administración de relaciones humanas en las siguientes funciones:
✓ Actualizar y mantener las políticas de la oficina cuando sea necesario.
✓ Planificar actividades dentro y fuera de las oficinas, como fiestas, celebraciones etc.
  • Administrar el buen uso de los convenios de paquetería (DHL, UPS, Estafeta, FedEx, etc.)
  • Administrar el uso de espacios en oficina, salas de juntas etc., cumpliendo con las normas de sana distancia, higiene y máximo de personas permitidas en las instalaciones.
✓ Gestiona con la administración de la oficina el uso de equipos electrónicos en salas de juntas.
  • Resguardar equipos y accesorios de cómputo para el uso del staff en México, y en conjunto con el área de finanzas tener al día el inventario de estos activos.
Funciones:
  • Apoyar al staff que requiera ir a la oficina Ipas en México, en tener todas las facilidades de materiales, equipos etc., para el desempeño de su función.
  • Realizar funciones de recepción, como recibir documentos, atención a visitas, proveedores, contestar llamadas telefónicas etc.
  • Registrar y realizar el informe de reembolso mensual de caja chica.
  • Asegura que los espacios dentro de la oficina estén en excelentes condiciones, cumplan las medidas de sana distancia y sanitarias.
  • Gestiona a través de reservaciones, el número de personas permitidas en la oficina, el uso de salas de reuniones, insumos de cafetería, papelería etc.
  • Registrar diario de las entradas y salidas del material requeridos para las capacitaciones, talleres, cursos etc. de las áreas programáticas.
  • Administrar prestamos de equipos y accesorios de cómputo, en el inventario y notificarlo al área de finanzas para su registro en el inventario de pasivos.
  • Apoyar al operador logístico, en el traslado de materiales, documentos, paquetes, así como de realizar viajes foráneos cuando se requiera.
  • Coordinar la revisión de equipos de cómputo por medio de un consultor externo en caso necesario.
  • Realiza la solicitud a finanzas del equipo de entrega de material a los nuevos ingresos, (mobiliario y equipo de cómputo), genera la carta de préstamo y coordina con relaciones humanas la entrega de material al personal.
  • Coordina la recepción del material en préstamo a las bajas de empleados, realizando las gestiones necesarias para recibir el material (mobiliario y equipo de cómputo), genera carta de devolución de material.
  • Coordinar las solicitudes de envío y recepción de mensajería que sean solicitadas por el staff.
Requisitos:
  • 2 años en puestos similares.
  • Escolaridad deseable como mínimo bachillerato.
• Experiencia demostrable como recepción o asistente administrativo. • Experiencia en el manejo de inventarios y almacén.
  • Licencia de manejo.
  • Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos de un administrador de oficina
  • Dominio de Microsoft Office (especialmente Excel, Word y Outlook).
  • Excelentes capacidades de gestión del tiempo y para realizar varias tareas a la vez y priorizar el trabajo
  • Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas
  • Capacidades de organización y planificación en un entorno de ritmo rápido
  • Mente creativa con habilidad para sugerir mejoras.
  • Comodidad con los temas de salud y los derechos sexuales y reproductivos, especialmente el aborto y el acceso a la anticoncepción.
  • Apoyar a desarrollar un entorno de trabajo positivo para su área y para el resto de la organización.
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